90% người Việt Nam tham dự khảo sát nhận định họ là lao động dịch chuyển và công việc ngoài văn phòng chiếm 20% quỹ thời gian, 70% được lãnh đạo ủng hộ và công ty có nền tảng văn hóa để có thể làm việc hiệu quả và hợp tác, nhưng chỉ 40% nhân sự cảm thấy rằng lãnh đạo công ty đang đặt cam kết sẽ xóa bỏ khoảng cách kỹ năng số giữa các nhân sự trong thời đại số, đồng nghĩa có khá nhiều việc phải làm để tăng cường hợp tác giữa các nhân sự.
Báo cáo cũng chỉ ra rằng các tổ chức cần xử lý những thách thức mang tính cấu trúc trong không gian làm việc để giúp họ sẵn sàng bước vào thời đại kỹ thuật số cũng như thực hành phong cách làm việc linh hoạt.
Theo Microsoft, không gian làm việc đã chuyển đổi theo phương thức làm việc mới, nơi công nghệ giúp gia tăng việc hợp tác giữa các cá nhân với nhóm hoặc các nhóm với nhau vượt qua khoảng cách địa lý. Tuy nhiên, khảo sát cũng chỉ ra rằng sẽ có những khoảng trống nhất định gây cản trở đến hiệu quả của năng suất và hợp tác giữa các nhóm.
Những thách thức chủ đạo hiện nay là có quá nhiều các cuộc họp trực tiếp làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc (38%), quá nhiều thời gian để đón nhận thành viên mới tham dự vào nhóm (36%); các cuộc họp tầm công ty chỉ chung chung và không truyền đạt được các mục tiêu mang tính tổ chức. Các nhóm làm việc thiếu cởi mở theo phương thức làm việc hiện đại (29%); các thành viên nhóm không thích nghi với lịch làm việc linh hoạt (23%), các nhóm kéo dài thời gian trả lời các vấn đề nội bộ (23%)…
Để giải quyết những rào cản này, nhằm giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam giảm thiểu chi phí và tăng hiệu suất công việc và năng suất lao động, ông Vũ Minh Trí, Tổng giám đốc Microsoft Việt Nam cho rằng, nhân viên ở khu vực châu Á hiện đang mất phần lớn thời gian vào công việc và học đang mất cân bằng giữa công việc và thời gian dành cho cuộc sống. Điều này đòi hỏi thời gian làm việc cần phải linh động hơn.
Tuy nhiên, rào cản lớn nhất hiện nay là nếu làm việc ở văn phòng thì họ không gặp được khách hàng, nhưng ra khỏi văn phòng thì họ không có hồ sơ, tài liệu, khó nhận chỉ đạo trực tiếp từ lãnh đạo… vì vậy việc xử lý công việc rất mất thời gian, chi phí cao do phải sử dụng nhiều nhân sự mà hiệu quả công việc thấp.
Ông Vũ Minh Trí, Tổng Giám Đốc Microsoft Việt Nam chia sẻ về điện toán đám mây. |
Cũng theo ông Trí, với công nghệ điện toán đám mây, những rào cản về không gian làm việc sẽ được giải quyết một cách hiệu quả mà doanh nghiệp không phải bỏ ra những khoản chi phí lớn để đầu tư vào công nghệ thông tin. Một trong những giải pháp hiệu quả là Microsoft Office 365, với nền tảng năng suất đám mây, hiện đã phục vụ hơn 85 triệu người dùng sử dụng thương mại hàng tháng. Office 365 cũng là một không gian làm việc có hội thoại, được thiết kế để trao quyền cho các nhóm làm việc, giúp đưa mọi người, các nội dung và các công cụ… mà nhóm làm việc cần để cộng tác hiệu quả hơn.
Với các ứng dụng quen thuộc của Office hiện có trên iOS, Android và Windows, người sử dụng có thể hoàn thành công việc mọi lúc, mọi nơi. Dễ dàng lưu trữ các tài liệu lên kho lưu trữ đám mây và chuyển đổi từ thiết bị này qua thiết bị khác mà không hề gặp sự lạc nhịp. Người dùng luôn được đồng bộ các tài liệu theo nguyên tắc, dù soạn thảo ở thiết bị nào cũng sẽ mở văn bản tại đúng tại điểm đang dừng ở thiết bị trước đó.
Các doanh nghiệp có thể truy cập vào các công cụ trực tuyến ở mức độ doanh nghiệp cho phép chia sẻ tài liệu và làm đồng tác giả trong thời gian thực. Office Delve hiện đã có trên Office 365 cho người dùng doanh nghiệp giúp nhận diện những thông tin quan trọng dựa trên nhiệm vụ và đồng nghiệp mà người dử dụng hay làm việc cùng. Office 2016 nay đã có thêm tính năng đồng tác giả giúp những người sử dụng có thể cộng tác thông qua việc gõ bàn phím trong thời gian thực cho phép người dùng nhìn thấy cập nhật bản sửa của đồng nghiệp.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể thực hiện các cuộc gọi có video và họp trực tuyến giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, thời gian họp hành. Office 365 cũng được trang bị thêm những tính năng mới giúp gia tăng tính an ninh và bảo mật cho doanh nghiệp bao gồm tính năng tích hợp sẵn (built-in) tránh mất mát dữ liệu, Chứng thực đăng nhập đa hệ (vân tay, sinh trắc học, đăng nhập truyền thống…) và bảo mật dữ liệu cấp độ doanh nghiệp.