Chi cục Thuế khu vực XIX đảm bảo hoạt động thông suốt sau sắp xếp. Ảnh: Thu Hiền/TTXVN
Mới đây, Bộ Nội vụ đã có văn bản gửi Ủy ban nhân dân (UBND) các tỉnh, thành phố về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo kết luận 127 của Bộ Chính trị.
“Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó”, nội dung văn bản của Bộ Nội vụ nêu.
Theo Bộ Nội vụ, trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp. Sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu sẽ được bàn giao theo thẩm quyền cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới
Thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng trong công vụ; bảo vệ bí mật Nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu trong quá trình thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản và sử dụng khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
Văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ nhấn mạnh: Chủ tịch UBND tỉnh phải chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý Nhà nước về lưu trữ tại địa phương theo phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức và Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã có trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc phạm vi quản lý theo quy định, trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Đề cập về vấn đề này, luật sư Hoàng Tùng cho biết, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình các cơ quan, đơn vị đã sản sinh ra rất nhiều văn bản, giấy tờ. Đây là minh chứng quan trọng được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; đồng thời là nơi cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy để phục vụ cho các mục đích khác nhau của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, đơn vị.
Để tài liệu thực sự là nguồn tư liệu quý giá, phục vụ đắc lực cho các mục đích khác nhau của đời sống xã hội, theo luật sư Hoàng Tùng, những văn bản, giấy tờ này phải được sắp xếp, hệ thống khoa học và hợp lý và theo tiêu chí cụ thể hay nói cách khác là tài liệu phải được lập thành hồ sơ công việc.
“Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị quản lý, sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống đồng thời giải quyết công việc hàng ngày đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc cao nhất”, đại diện Văn phòng luật sư Trung Hòa nêu.
Theo luật sư, trường hợp không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ dẫn đến thất lạc, mất sẽ gây ra rất nhiều hệ luỵ về sau được biết là trong công tác quản lý, lưu trữ. “Nếu không tuân thủ, có thể dẫn đến các hệ lụy như mất mát, thất lạc hoặc lạm dụng tài liệu, gây khó trong truy xuất thông tin và ảnh hưởng đến tính minh bạch, hiệu quả hoạt động hành chính. Việc ban hành văn bản hành chính sau khi có quyết định hợp nhất hoặc chấm dứt hoạt động có thể gây ra sự chồng chéo, mâu thuẫn trong quản lý và điều hành, ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân và doanh nghiệp”, luật sư Hoàng Tùng nêu.
Luật sư Hoàng Tùng nhấn mạnh: Hành vi làm mất, thất lạc hồ sơ quy định rõ tại Điều 5 Quy định 114-QĐ/TW năm 2023 “Thiếu trách nhiệm hoặc vì động cơ cá nhân làm thất lạc, mất hồ sơ cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý”.
Về trách nhiệm hành chính: Điều 14 Quy định 114-QĐ/TW năm 2023 quy định như sau:
“Điều 14. Xử lý hành vi tham nhũng, tiêu cực trong công tác cán bộ:
1. Cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức vi phạm Quy định này thì cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý theo quy định. Đồng thời, cấp có thẩm quyền xem xét, áp dụng các biện pháp xử lý sau:
a) Bị khiển trách thì sau thời hạn ít nhất 12 tháng kể từ ngày quyết định khiển trách có hiệu lực thi hành mới được xem xét quy hoạch cán bộ. Không bố trí làm công tác tham mưu, nghiệp vụ về tổ chức, cán bộ, kiểm tra, thanh tra.
b) Bị cảnh cáo thì xem xét miễn nhiệm. Sau thời hạn ít nhất 30 tháng kể từ ngày quyết định miễn nhiệm có hiệu lực thi hành mới được xem xét quy hoạch cán bộ. Không bố trí làm công tác tham mưu, nghiệp vụ về tổ chức, cán bộ, kiểm tra, thanh tra.
c) Bị cách chức thì sau thời hạn ít nhất 60 tháng kể từ ngày quyết định cách chức có hiệu lực thi hành mới được xem xét quy hoạch cán bộ. Không bố trí làm công tác tham mưu, nghiệp vụ về tổ chức, cán bộ, kiểm tra, thanh tra.
d) Bị khai trừ ra khỏi Đảng thì đề xuất cơ quan có thẩm quyền xem xét buộc thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
2. Đối với các hành vi tham nhũng, tiêu cực trong công tác cán bộ có kết luận vi phạm, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chức năng để xem xét, xử lý theo quy định”
Về trách nhiệm hình sự: Trường hợp đủ căn cứ thì có thể khởi tố hình sự theo quy định tại Điều 362, Điều 338 Bộ luật hình sự 2015:
“Điều 362. Tội vô ý làm lộ bí mật công tác; tội làm mất tài liệu bí mật công tác
Người nào vô ý làm lộ bí mật công tác hoặc làm mất tài liệu bí mật công tác thuộc một trong các trường hợp sau đây, nếu không thuộc trường hợp quy định tại Điều 338 của Bộ luật này, thì bị phạt cảnh cáo, phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm:
a) Gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động của cơ quan, tổ chức;
b) Gây thiệt hại về tài sản từ 100.000.000 đồng đến dưới 500.000.000 đồng;
c) Để người khác sử dụng thực hiện tội phạm ít nghiêm trọng hoặc tội phạm nghiêm trọng…”
“Điều 338. Tội vô ý làm lộ bí mật Nhà nước; tội làm mất vật, tài liệu bí mật Nhà nước
Người nào vô ý làm lộ bí mật Nhà nước hoặc làm mất vật, tài liệu bí mật Nhà nước, bị phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm.”