Theo một khảo sát mới đây, các doanh nghiệp Việt Nam cho rằng, có ba phương thức để cắt giảm chi phí, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Trong đó, phương thức quan trọng nhất là giảm không gian văn phòng cố định và tăng cường ứng dụng thông tin theo mô hình điện toán đám mây. Nói một cách nôm na, phương thức làm việc trên mạng đang trở thành một xu thế mới, được ưa chuộng và quan trọng là phát huy được hiệu quả của người lao động.
Không gian làm việc năng động
Ch. Anh, nhân viên một công ty tư vấn xây dựng có tiếng của Việt Nam, rất hài lòng với môi trường làm việc mới của mình. Thay vì phải ngồi tại văn phòng cả chục tiếng đồng hồ một ngày như trước đây, tới mức đôi lúc mắc hội chứng “nhà kính”, giờ đây Ch. Anh đã có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu. Có thể là một quán cà phê có mạng wifi, một phòng chờ rộng rãi của một chung cư, thậm chí “ngồi trà đá” vỉa hè cũng vẫn có thể làm việc như thường vì đã có thẻ 3G thường trực.
Bản thân đã rất hài lòng với không gian làm việc linh hoạt này của mình, nhưng điều quan trọng hơn đó cũng chính là phương thức làm việc mà công ty của Ch. Anh chọn. “Giờ đây chúng tôi có thể vắng mặt ở công ty, có thể ngồi cà phê, mà không cần phải nghĩ ra lý do “vắng mặt” như trước đây. Và thay vì hàng ngày họp mặt tại công ty, mỗi nhân viên chọn cho mình một địa điểm làm việc phù hợp. Chỉ những ngày có họp hành chúng tôi mới tập trung tại công ty”.
|
Làm việc trên mạng khiến cho các văn phòng trở nên vắng vẻ. |
Chọn phương thức làm việc linh hoạt này, bản thân giám đốc của Ch. Anh, một doanh nhân khá trẻ sinh năm 1983 cũng tự thấy hài lòng vì nó “rất hiệu quả”. “Thực tế đã chứng minh rằng hiệu suất làm việc của công ty chúng tôi không những không giảm, mà còn tăng. Trong khi đó, các chi phí của chúng tôi lại giảm đi khá nhiều, như chi phí điện, nước, gửi xe cho nhân viên, thậm chí cả chi phí cho nước uống hàng ngày. Đừng tưởng nhỏ, đó thực sự là những khoản đáng kể trong chi phí doanh nghiệp ở giai đoạn khó khăn hiện nay” - Tr. Thanh, Giám đốc Công ty của Ch. Anh cho biết.
Hiện tại, đã có khá nhiều doanh nghiệp Việt Nam chọn phương thức hoạt động này. Đó là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn luật, tư vấn xây dựng, bất động sản… Và đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ. Không giữ nhân viên tại chỗ, khi công việc của họ có thể cho phép một không gian làm việc linh hoạt, nên hầu hết các doanh nghiệp này đã cho phép nhân viên “tùy nghi”, có thể làm việc tại nhà, làm việc tại những địa điểm công cộng ưa thích. Và chỉ đầu tuần, cuối tuần, họ mới có buổi họp công ty.
“Một khảo sát mới đây mà chúng tôi thực hiện tại Việt Nam đã cho thấy, hiện tại không gian văn phòng cố định đang sụt giảm đáng kể (tới 52%), và tất nhiên đi kèm với đó, ứng dụng công nghệ điện toán đám mây lại tăng (tới 43%). Và điều đáng mừng là, cùng với sự tăng, giảm này, là doanh nghiệp đã có thể tiết giảm chi phí tốt nhất mà không ảnh hưởng đến triển vọng tăng trưởng của mình” - ông William Willems - Phó Chủ tịch Regus phụ trách khu vực Ôxtrâylia, Niu Dilân và Đông Nam Á, đơn vị tiến hành khảo sát cho biết. “Cụ thể, những người tham gia khảo sát nhận thấy việc giảm không gian văn phòng cố định là một lĩnh vực mà doanh nghiệp có thể chú trọng thành công trong nỗ lực cắt giảm chi phí. Người tham gia khảo sát cũng xác nhận rằng quan điểm về các thông lệ làm việc linh hoạt cho thấy rằng, sử dụng không gian làm việc linh hoạt hơn có thể tăng cường sự ổn định của doanh nghiệp với tư cách là nền tảng để phát triển trong tương lai. Với các giải pháp dễ dàng có sẵn, số lượng doanh nghiệp tổ chức không gian làm việc linh hoạt chắc chắn sẽ tăng trong những năm tới”.
Có cầu, ắt có cung
Cùng với phương thức làm việc linh hoạt này, một không gian làm việc linh hoạt cũng đã từng bước hình thành ở Việt Nam. Rất lạ khi gặp D. Tùng - Giám đốc một công ty luật ở một quán cà phê lớn khá thường xuyên đợt này. Khi được hỏi, D. Tùng cho biết, công ty anh đã chọn phương thức “làm việc di động và linh hoạt”.
Thay vì thuê một văn phòng là căn nhà 3 tầng trước đây với giá 15 triệu đồng/tháng, giờ D. Tùng chuyển sang thuê một văn phòng của Regus - một nhà cung cấp giải pháp không gian làm việc linh hoạt quốc tế, hiện đã có mặt tại Hà Nội, với giá 6 triệu đồng/người/tháng. Con số thực sự khiến người đối diện phải giật mình. “6 triệu đồng/người/tháng, công ty của Tùng có 4 người, vậy là mỗi tháng tốn 24 triệu đồng. Quá cao so với việc thuê văn phòng cũ, lại có không gian nhỏ hơn rất nhiều. Sao Tùng lại quyết định chọn như vậy?”. Nhưng khi được nghe sự lý giải của chàng giám đốc khá thông minh và cũng rất năng động với thời cuộc này, thì chúng tôi đã hiểu: 6 triệu đồng/người/tháng, nhưng bao gồm cả phí điện, nước, Internet, trông xe, lễ tân, thậm chí là cả cà phê, nước uống. Nếu tính như vậy, quả thực thấy tính kinh tế của phương thức này. Và đặc biệt, không gian văn phòng nơi Tùng thuê được thiết kế theo đúng chuẩn quốc tế, đảm bảo sang trọng, thanh nhã, rất phù hợp cho việc tiếp những đối tác quan trọng. “Chưa kể với sự lý tưởng của thiết kế, văn phòng mới khiến tôi và các nhân viên rất thư giãn, thoải mái”. Và quan trọng hơn, điều mà Tùng chưa bật mí, là anh chỉ thuê có 2 chỗ tại văn phòng mới này (tức là 12 triệu đồng) và cũng chỉ đến khi cần thiết, còn thì chỉ có từ 1 - 2 người của công ty có mặt ở đây để tiếp khách hàng khi cần.
Điều lý tưởng hơn của tòa nhà Tùng thuê là một phòng khách chung đạt tiêu chuẩn quốc tế của “phòng chờ hạng thương gia”, dành chung cho việc tiếp khách của các doanh nghiệp thuê tại đây. Ngoài ra, là một phòng họp chung cũng rất lý tưởng, nơi chỉ cần yêu cầu đặt thuê trước là sẽ được phục vụ, và cũng chỉ cần thuê theo đúng thời gian mình cần với giá thuê theo giờ.
Có vẻ không chỉ riêng Tùng hài lòng với phương thức làm việc này, mà rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam cũng đã “dọn” tới ở cùng tòa nhà với Tùng. Họ có thể cùng chia nhau một không gian làm việc, hoặc có thể chọn phương thức kín đáo hơn là thuê một văn phòng có khoá riêng, với giá cao hơn (cao nhất là 12 triệu đồng/người/tháng). Họ có chung một đội ngũ lễ tân và phục vụ lý tưởng, họ có thể thu hẹp hoặc mở rộng diện tích thuê theo từng tháng, và quan trọng họ có thể thuê 3 tháng, 6 tháng, 1 năm tuỳ theo nhu cầu, chứ không phải ký một hợp đồng 3 năm và trả tiền thuê trước như với rất nhiều văn phòng cho thuê hiện nay.
Và quan trọng hơn, hóa ra phương thức làm việc linh hoạt và phương thức không gian làm việc linh hoạt này đang trở thành xu thế phát triển trên thế giới. Theo một dự báo mới đây, đến năm 2013, sẽ có khoảng 1,2 tỉ người trên thế giới sẽ chọn phương thức làm việc linh hoạt. Doanh nghiệp Việt Nam và người lao động Việt Nam vì thế cũng đã đến lúc cần biết tận dụng phương thức làm việc này, nhất là trong giai đoạn khó khăn hiện nay.
T.Anh