Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Quảng Ngãi bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 4/4/2018. Nhờ đó, quá trình giải quyết thủ tục hành chính được trung tâm kiểm soát ở hầu hết các khâu, từ tiếp nhận, luân chuyển, giải quyết, trả kết quả thông qua phần mềm một cửa điện tử, hệ thống tin nhắn SMS tự động, việc ứng dụng Zalo nhắn tin miễn phí qua nền tảng internet cũng được tích hợp vào phần mềm để người dân tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ.
Dấu ấn Trung tâm Phục vụ hành chính công
Trung tâm Phục vụ hành chính công đi vào hoạt động, các sở, ngành ở tỉnh Quảng Ngãi đã nâng cao trách nhiệm, tích cực, chủ động hơn trong việc phối hợp giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính. Về cơ bản, hồ sơ thủ tục hành chính được xử lý đúng quy trình, rất nhiều thủ tục được các cơ quan rút ngắn thời gian giải quyết, nâng tỷ lệ hồ sơ giải quyết trước hạn đạt tỷ lệ khá cao (trên 95%).
Đến nay, trung tâm đã tiếp nhận và đưa hơn 900 thủ tục hành chính của 8 sở, ngành vào xử lý, giải quyết. Sau 6 tháng đi vào hoạt động, Trung tâm đã tiếp nhận và đã giải quyết trên 7.000 hồ sơ; tỷ lệ hồ sơ trả kết quả giải quyết đúng hạn bình quân đạt trên 96%.
Nhiều người dân khi đến làm thủ tục tại đây có chung nhận xét: Trung tâm đã xây dựng được môi trường làm việc thân thiện, văn minh, lịch sự, hiện đại, chuyên nghiệp để phục vụ tổ chức, công dân. Bước đầu hoạt động của trung tâm đáp ứng được sự hài lòng của tổ chức, công dân; qua đó khẳng định sự đúng đắn về mục tiêu thành lập trung tâm để phục vụ cho công tác cải cách thủ tục hành chính của tỉnh.
Ông Nguyễn Văn Huy, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công, Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ngãi cho rằng: Hệ thống tin nhắn SMS tự động được tích hợp vào phần mềm một cửa (phần mềm Igate) thực hiện việc nhắn tin đến chủ hồ sơ về các trường hợp: Hồ sơ đã được giải quyết trước thời hạn và mời chủ hồ sơ đến nhận hoặc thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ, thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, thông báo xin lỗi khi hồ sơ xử lý quá hạn, thông báo nhận kết quả và mang theo phí (nếu có) để nộp; các thông báo trên đồng thời cũng được công khai trên internet tại địa chỉ https://motcua.quangngai.gov.vn.
Trung tâm cũng xây dựng một hệ thống phần mềm tích hợp các tính năng của Phần mềm một cửa điện tử và Cổng dịch vụ công cấp tỉnh dùng chung cho các sở, ban ngành, UBND các huyện, thành phố nhằm quản lý thống nhất quá trình giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp cũng như tiết kiệm ngân sách nhà nước.
Bên cạnh đó, để theo dõi mức độ hài lòng của tổ chức, công dân, trung tâm đã sử dụng thiết bị tablet được thiết kế phần mềm đánh giá riêng, đặt tại quầy tiếp nhận hồ sơ của từng sở, ban, ngành hoặc các tổ chức, cá nhân có thể đánh giá mức độ hài lòng qua website của trung tâm. Thông qua kết quả đánh giá, trung tâm sẽ có giải pháp xử lý phù hợp đảm bảo sự hài lòng của người dân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
Việc luân chuyển hồ sơ giữa trung tâm và các sở, ban, ngành được thực hiện thông qua dịch vụ của Bưu điện tỉnh, đảm bảo nguyên tắc khi hồ sơ các sở xử lý xong phải được luân chuyển ngay cho trung tâm để việc trả kết quả cho người dân được nhanh nhất. Việc thu phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính tại trung tâm do Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Quảng Ngãi thực hiện thu hộ nên không có tình trạng “phong bì”.
Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Quảng Ngãi Nguyễn Văn Huy chia sẻ: Để góp phần rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục hành chính liên thông thuộc thẩm quyền quyết định của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong các lĩnh vực: Xây dựng, kế hoạch và đầu tư, tài nguyên và môi trường…, trung tâm đã tham mưu Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ngãi ban hành quy trình kiểm soát nội bộ việc tham mưu UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính liên thông. Theo đó, các thủ tục liên thông được tiếp nhận tại Trung tâm, các sở thẩm định, sau đó trung tâm làm đầu mối trình hồ sơ lên UBND tỉnh, nhận kết quả từ Văn phòng UBND tỉnh để trả cho tổ chức, doanh nghiệp.
Theo ông Đoàn Dụng, Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi, hoạt động của Trung tâm Phục vụ hành chính công đã đem lại sự hài lòng rất cao cho người dân. Qua 6 tháng đi vào hoạt động , tỉnh chưa nhận được tin nhắn, thư hay những thông tin phản ánh sự không hài lòng của người dân và cả các tổ chức, doanh nghiệp về trung tâm. Sắp tới, sau khi địa điểm xây dựng trung tâm được hoàn thành, tỉnh Quảng Ngãi sẽ đưa vào tất cả các thủ tục hành chính của 20 sở, ngành và các cấp tương đương về giải quyết tại trung tâm.
Cánh cửa mới của công nghệ 4.0
Nhằm hiện đại hóa nền hành chính, hướng tới đô thị thông minh, tỉnh Quảng Ngãi đã ký kết với Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) triển khai xây dựng Chính quyền điện tử năm 2015. Đến tháng 4/2018, VNPT Quảng Ngãi đã triển khai phần mềm một cửa điện tử (phần mềm Igate) tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Quảng Ngãi. Nhờ đó, việc giải quyết thủ tục của hàng nghìn bộ hồ sơ đã được giảm đáng kể thời gian.
VNPT tại Quảng Ngãi đã trực tiếp cài phần mềm này để Trung tâm Phục vụ hành chính công sử dụng, phục vụ người dân và tổ chức đến giao dịch. Nhờ có phần mềm Igate, người dân có thể tra cứu thủ tục mình làm gồm những quy trình, thủ tục nào và cần có những loại giấy tờ gì, biểu mẫu ra sao để có thể in và chuẩn bị trước. Sau đó, khi đến làm thủ tục, cán bộ, nhân viên của trung tâm sẽ cấp cho người dân phiếu xác nhận cùng với mã code để người dân có thể đăng nhập trên trang web trực tiếp tra cứu hồ sơ của họ đang đến bộ phận nào xử lý, tra cứu được tình trạng của bộ hồ sơ đang được giải quyết đến đâu. Nếu sở, ban, ngành làm xong hồ sơ sớm, hệ thống Igate này sẽ tự động nhắn tin đến cho người dân để họ tới nhận sớm.
Chị Nguyễn Thị Thủy, người dân phường Lê Hồng Phong, thành phố Quảng Ngãi cho biết: Nhờ có phần mềm này mà người dân có thể giám sát được mọi quy trình giải quyết hồ sơ của mình từ tất cả các sở, ban, ngành trong tỉnh. Phần mềm này cũng tạo sự minh bạch hơn trong việc giải quyết thủ tục hành chính và tránh hẳn tình trạng qua “cò mồi” hoặc “nhũng nhiễu” gây khó khăn cho người dân và doanh nghiệp.
Theo thống kê, hiện nay phần mềm Igate này đã đưa vào 845 bộ thủ tục hành chính của 8 sở ở Quảng Ngãi là: Sở Kế hoạch và Đầu tư, Xây dựng, Y tế, Tư pháp, Tài nguyên và Môi trường, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Văn hóa- Thể thao và Du lịch, Thông tin và Truyền thông; bước đầu đã đáp ứng tốt công tác quản lý giám sát các thủ tục hành chính tại các sở, ban ngành, thời gian giải quyết các hồ sơ trước hạn đạt tỷ lệ khá cao (trên 95%).
Trưởng đại diện VNPT tại Quảng Ngãi kiêm Giám đốc Viễn Thông tỉnh Quảng Ngãi Đào Đức Tuấn cho rằng: Việc đưa vào sử dụng phần mềm này đã cải thiện đáng kể việc nâng cao chỉ số cải cách hành chính của tỉnh Quảng Ngãi, nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước, từng bước hiện đại hóa nền hành chính, đẩy mạnh việc xây dựng Chính quyền điện tử tại tỉnh Quảng Ngãi và hướng đến đô thị thông minh.
Ngoài triển khai Trung tâm Phục vụ hành chính công, VNPT Quảng Ngãi tiếp tục triển khai tại 14 huyện, thành phố và 10 sở ban, ngành còn lại. Huyện Ba Tơ là một trong những huyện đầu tiên được triển khai. Với sự nỗ lực, trách nhiệm của lãnh đạo, nhân viên các phòng ban của UBND huyện và VNPT Quảng Ngãi, phần mềm một cửa điện tử tại huyện Ba Tơ đã được hoàn thành đúng tiến độ đặt ra trong tháng 9/2018.
Đến nay UBND huyện Ba Tơ đã xây dựng xong qui trình giải quyết 92 bộ thủ tục hành chính và tổ chức kiểm tra phần mềm đảm bảo trước khi đưa vào hoạt động chính thức thuộc 5 lĩnh vực: Tài chính - Kế hoạch; Kinh tế - hạ tầng; Tài nguyên - Môi trường; Văn hóa - thông tin và Tư pháp trên “Hệ thống thông tin một của điện tử huyện Ba Tơ”. Phần mềm cũng được tích hợp với VN-POST(EMS) cho phép công dân, doanh nghiệp gửi, nhận kết quả hồ sơ tại địa chỉ yêu cầu, trao đổi hồ sơ từ UBND huyện đến các đơn vị sở, ngành. Đây là tiền đề rất quan trọng, tạo thuận lợi cho việc triển khai dịch vụ bưu chính công ích đối với việc giải quyết các thủ tục hành chính tại tỉnh Quảng Ngãi.
Ông Đào Đức Tuấn cho biết thêm: VNPT cam kết hỗ trợ tỉnh Quảng Ngãi xây dựng thành công chính quyền điện tử và hướng đến đô thị thông minh; góp phần nâng chất lượng, hiệu quả phục vụ tối đa nhu cầu của nhân dân và chính quyền địa phương.