Hệ thống quản lý dữ liệu chưa đồng bộ
Tại hầu hết các xã, phường của tỉnh Nghệ An, từ đầu tháng 7/2025 đến nay, lượng hồ sơ đổ về tăng vọt, nhất là các thủ tục liên quan đến khai sinh, khai tử, trích lục khai tử, kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân.
Sáng 17/9, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Nga My, người dân đến thực hiện các thủ tục hành chính khá đông; trong đó nhiều người đang chờ đến lượt được hỗ trợ, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hộ tịch.
Dù nhiều việc phải giải quyết nhưng chị Lê Thị Thanh Hải (chuyên viên Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Nga My) vẫn tận tình hướng dẫn người dân kê khai thông tin trên phần mềm điện tử. Với những thông tin thiếu sót, chị đề nghị người dân bổ sung hoặc xác minh lại. Tuy nhiên chị Hải chia sẻ, quá trình chuyển đổi dữ liệu hộ tịch và xử lý các tệp đính kèm dung lượng lớn thường xuyên gặp lỗi kỹ thuật. “Nga My là xã vùng sâu vùng xa, đường sá đi lại khó khăn, người dân lại chưa quen với ứng dụng công nghệ thông tin nên việc sử dụng phần mềm điện tử rất khó khăn. Ba ngày qua, tôi có hơn 10 hồ sơ liên quan đến khai sinh, ly hôn bị treo trên hệ thống, khiến người dân phải chờ vài ngày sau mới có thể hoàn tất thủ tục. Điều này rất vất vả cho người dân ở địa bàn xã miền núi”, chị Hải cho biết.
Tại hầu hết các xã, phường của tỉnh Nghệ An, từ đầu tháng 7/2025 đến nay, lượng hồ sơ đều tăng cao; nhất là các thủ tục liên quan đến khai sinh, khai tử, trích lục khai tử, kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân. Tuy nhiên, vướng mắc hiện nay là truy cập dữ liệu và quản lý hồ sơ hộ tịch cũ tồn đọng trước khi các đơn vị hành chính sáp nhập. Việc hệ thống dữ liệu hộ tịch do Bộ Tư pháp quản lý thường xuyên bị lỗi, chưa được đồng bộ dẫn đến địa phương gặp khó khăn trong việc giải quyết các thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch.
Ông Lô Khăm Kha, Chủ tịch UBND xã Nga My thừa nhận, thực tế cho thấy, công tác hộ tịch của xã đang gặp khó do đội ngũ cán bộ chưa đủ, thiếu kinh nghiệm. Hệ thống hộ tịch mới chưa đồng bộ được toàn bộ dữ liệu nên một số khâu còn phải làm thủ công; kết nối giữa Cổng Dịch vụ công quốc gia với hệ thống hộ tịch còn xảy ra lỗi và không đồng bộ.
Theo bà Lê Thị Hương, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Thiên Nhẫn, dữ liệu hộ tịch đưa về cho địa phương quản lý mới chỉ đảm bảo được 80%; vẫn còn 20% dữ liệu hộ tịch chưa đầy đủ. Do đó, cơ quan ban, ngành cấp tỉnh phối hợp chỉ đạo hỗ trợ các địa phương cấu hình các tờ khai điện tử để thực hiện ký các loại giấy tờ hộ tịch ở trên hệ thống phần mềm; đồng thời rà soát lại đảm bảo chính xác, thuận lợi.
Với khối lượng 80% thủ tục hành chính hiện nay giải quyết ở cấp xã, tỉnh Nghệ An cần ưu tiên quan tâm bố trí đủ chức danh cán bộ tư pháp xã.
Hệ thống phần mềm hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp liên thông với Bộ Công an có nhiều thời điểm bị lỗi kết nối, gián đoạn đồng bộ dữ liệu với hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh. Do đó, công chức tư pháp hộ tịch khi thao tác trên hệ thống này để tra cứu thông tin, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân nhiều lúc chậm trễ.
Anh Nguyễn Thế Quân (phường Trường Vinh) chia sẻ: “Cán bộ tư pháp hướng dẫn tận tình, quy trình rõ ràng, lệ phí niêm yết công khai. Tuy nhiên, khi tôi gần hoàn tất kê khai thông tin khai sinh cho con, hệ thống bất ngờ bị treo. Dù thông cảm, nhưng việc phải chờ đợi khá lâu cũng gây ảnh hưởng đến công việc của người dân”.
Đầu tư đồng bộ hạ tầng công nghệ thông tin
Người dân đến giải quyết thủ tục hành chính, hộ tịch tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Nga My, tỉnh Nghệ An.
Ông Đặng Hoài Nam, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Vạn An đề nghị, các cấp, ngành liên quan khẩn trương rà soát, khắc phục lỗi phần mềm cơ sở dữ liệu hộ tịch liên thông để hệ thống phục vụ hành chính công cấp xã vận hành ổn định, giải quyết mọi hồ sơ thủ tục hộ tịch nhanh chóng, thuận tiện. Bộ Tư pháp sớm ban hành hướng dẫn cụ thể về tiêu chuẩn cán bộ tư pháp cấp xã theo mô hình chính quyền mới. Đây là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, bố trí và đào tạo đội ngũ cán bộ tư pháp đủ năng lực đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công tác quản lý hành chính.
Theo ông Nguyễn Văn Thông, Phó Chủ tịch UBND xã Nghi Lộc, các cơ quan xây dựng phần mềm liên thông tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện phần mềm; đồng thời bố trí đầy đủ các trang thiết bị cho đội ngũ công chức làm thủ tục dịch vụ công liên thông, nhất là máy scan, máy tính để thực hiện tốt các nhiệm vụ. Các đơn vị hỗ trợ tạo tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, hướng dẫn người dân nộp hồ sơ liên thông để giảm bớt khối lượng công việc cho công chức Tư pháp - Hộ tịch, đảm bảo hồ sơ người dân nộp được đầy đủ, hợp lệ ngay từ đầu.
Từ thực tiễn trên, nhiều địa phương ở Nghệ An kiến nghị, Bộ Tư pháp có giải pháp bổ sung, phát triển đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch, đảm bảo đủ nguồn lực cơ sở; hoàn thiện phần mềm hộ tịch, kết nối đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; tăng cường tập huấn chuyên sâu, nhất là thủ tục có yếu tố nước ngoài, mở rộng đến cán bộ cấp xã.
Với khối lượng công việc 80% thủ tục hành chính hiện nay giải quyết ở cấp xã, tỉnh Nghệ An cần ưu tiên quan tâm bố trí đủ chức danh cán bộ tư pháp xã; quan tâm đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin; mua sắm đủ trang thiết bị, phương tiện, máy móc đáp ứng được yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, ứng dụng trí tuệ nhân tạo để tự động hóa thủ tục lặp lại, giảm tải cho cán bộ. Sở Khoa học và Công nghệ đẩy mạnh tập huấn trực tiếp và trực tuyến, giúp địa phương nắm chắc quy trình, góp phần nâng cao hiệu quả cải cách hành chính và chuyển đổi số.
Trước thực trạng trên, hiện nay, UBND tỉnh Nghệ An đang tiến hành xem xét tháo gỡ khó khăn cho các xã, phường. Tỉnh tiếp tục đầu tư đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin, nhất là cho trung tâm hành chính công ở các xã, phường để bảo đảm thực hiện nhiệm vụ thông suốt.