Hằng năm, trên cơ sở chương trình công tác, các cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan, địa phương, đơn vị căn cứ tình hình thực tiễn xây dựng kế hoạch tổ chức các hội nghị; trong đó, số lượng hội nghị trực tiếp chiếm không quá 40% và số lượng hội nghị trực tuyến chiếm không ít hơn 60% tổng số hội nghị trong năm. Không tổ chức các hội nghị nếu không thật sự cần thiết hoặc nội dung đã có văn bản hướng dẫn chi tiết. Các cấp không tổ chức lại hội nghị đã tổ chức theo hình thức truyền hình trực tiếp, trực tuyến đến cơ sở. Thực hiện triệt để tiết kiệm, chống lãng phí trong tổ chức hội nghị, không để vượt định mức kinh phí phục vụ hội nghị; thực hiện tinh giản 10% số lượng hội nghị hằng năm.
Các cấp ủy, tổ chức đảng, chính quyền, đoàn thể tăng cường điều phối việc tổ chức hội nghị của cấp mình, ngành mình, đơn vị mình, tránh trùng lặp, quá tải, tập trung vào thời điểm đầu năm hoặc cuối năm; một năm cấp tỉnh tổ chức không quá 2 hội nghị có quy mô toàn tỉnh (thành phần là tất cả lãnh đạo của hệ thống chính trị tỉnh, thành phố, không tính các hội nghị định kỳ của ban chấp hành đảng bộ, hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố), trường hợp đặc biệt cần tổ chức thêm hội nghị toàn tỉnh thì ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy xem xét, quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định của mình; cấp xã tổ chức không quá 3 hội nghị có quy mô toàn xã (thành phần là tất cả lãnh đạo của hệ thống chính trị cấp xã, không tính các hội nghị định kỳ của ban chấp hành đảng bộ, hội đồng nhân dân cấp xã), trường hợp đặc biệt cần tổ chức thêm hội nghị toàn xã thì ban thường vụ đảng ủy cấp xã xem xét, quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Khi tổ chức hội nghị cần xác định rõ quy mô và thành phần tham gia, số lượng đại biểu phù hợp, bảo đảm hiệu quả theo nguyên tắc hội nghị của khối nào (Đảng, chính quyền, cơ quan dân cử, đoàn thể) thì mời đại biểu của khối đó dự. Hội nghị toàn quốc do Bộ Chính trị triệu tập có thành phần là các đồng chí Ủy viên Trung ương Đảng, bí thư tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương; các hội nghị còn lại chỉ mời, triệu tập những thành phần thuộc phạm vi quản lý của cấp triệu tập hội nghị và có liên quan trực tiếp đến việc triển khai thực hiện nội dung hội nghị.
Hội nghị của các bộ, ngành, tỉnh, thành phố chủ trì tổ chức có tính chất nội bộ: Chỉ mời đại biểu của cấp mình, ngành mình, không mời đại biểu Trung ương và các ngành, địa phương khác (trừ trường hợp nội dung hội nghị có tính chất liên ngành, liên địa phương cần phải phối hợp giải quyết; việc tổ chức đại hội, lễ kỷ niệm ngày truyền thống thực hiện theo quy định riêng). Các hội nghị chuyên môn: Mời, triệu tập cán bộ phụ trách chuyên môn dự, không mời các thành phần không liên quan trực tiếp đến lĩnh vực, nội dung chuyên môn của hội nghị. Cơ quan chủ trì tổ chức hội nghị có trách nhiệm phân công lãnh đạo chủ trì, không mời tất cả lãnh đạo của cơ quan cùng dự và chủ trì.
Đổi mới và cải tiến phương thức họp theo hướng ngắn gọn, rõ nội dung; tập trung thảo luận, không trình bày lại nguyên văn tài liệu đã gửi. Các hội nghị quán triệt, phổ biến nghị quyết, chỉ thị, chủ trương lớn có thời gian họp không quá 1/2 ngày; các hội nghị chuyên môn, nghiệp vụ có thời gian họp không quá 1 ngày; các hội nghị quan trọng của bộ, ngành, địa phương cần thảo luận thì có thời gian họp không quá 1,5 ngày. Phát biểu tại hội nghị phải ngắn gọn, súc tích, đúng trọng tâm vấn đề cần trình bày, không kể thành tích, diễn biến tình hình. Phát biểu chỉ đạo khai mạc không quá 10 phút, phát biểu kết luận hội nghị của lãnh đạo có tổng thời lượng không quá 50 phút; phát biểu tham luận không quá 10 phút.
Những nội dung đã phân cấp, phân quyền cần phải được đánh giá và chuẩn hóa rõ ràng. Cấp dưới khi được phân cấp, phân quyền phải tự chịu trách nhiệm việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Thực hiện phân công nhiệm vụ theo nguyên tắc một việc chỉ phân công một đầu mối (cá nhân hoặc cơ quan, đơn vị) chủ trì giải quyết, xử lý theo phương châm rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm, rõ thẩm quyền, rõ sản phẩm. Cấp trên không được can thiệp trái quy định công việc của cấp dưới, cấp dưới phải chủ động giải quyết công việc thuộc thẩm quyền đã được phân cấp, không được đùn đẩy, né tránh, ỷ lại, xin ý kiến cấp trên những nội dung công việc theo quy định thuộc thẩm quyền và không phải là những khó khăn, vướng mắc vượt thẩm quyền.