Theo đó, người tiêu dùng gửi khiếu nại thông qua địa chỉ thư điện tử (email) của bộ phận chăm sóc khách hàng của ngân hàng. Mặc dù hệ thống thư điện tử của ngân hàng đã gửi xác nhận tiếp nhận thành công email của người tiêu dùng nhưng hầu hết đều không nhận được liên hệ phản hồi của ngân hàng để giải quyết các vấn đề phản ánh.
Vì thế, nhằm đảm bảo quyền lợi của người tiêu dùng trong quá trình giải quyết các tranh chấp phát sinh với ngân hàng, Cục Cạnh tranh và Bảo vệ người tiêu dùng lưu ý người dân nên sử dụng các phương thức liên hệ chính thức hoặc theo thỏa thuận để gửi khiếu nại tới ngân hàng.
Cụ thể, người tiêu dùng cần tìm hiểu trong các tài liệu giao dịch với ngân hàng để xác định xem các phương thức liên hệ nào được coi là phương thức chính thức, do ngân hàng công bố và vận hành.
Đơn cử như tại các hợp đồng phát hành thẻ tín dụng, một số ngân hàng chỉ chấp nhận phương thức liên hệ qua tổng đài điện thoại hoặc đến trực tiếp các điểm kinh doanh của ngân hàng, nếu người tiêu dùng gửi khiếu nại qua email thì ngân hàng sẽ không bị ràng buộc trách nhiệm về việc tiếp nhận và giải quyết nội dung khiếu nại.
Ngoài ra, để tránh việc ngân hàng có thể từ chối các khiếu nại từ người tiêu dùng, bên cạnh việc sử dụng các phương thức liên hệ chính thức, người tiêu dùng nên kết hợp hoặc ưu tiên sử dụng các phương thức có khả năng lưu giữ, sao lưu để chứng minh về thời điểm và nội dung gửi khiếu nại.
Chẳng hạn, nếu ngân hàng chấp nhận sử dụng email trong quá trình liên hệ thì người tiêu dùng sử dụng cách thức gửi thông tin qua email. Tuy nhiên, người tiêu dùng nên đến trực tiếp các chi nhánh, điểm kinh doanh của ngân hàng để lập biên bản/phiếu phản ánh thông tin.
Đặc biệt, với các trường hợp khiếu nại qua tổng đài chăm sóc khách hàng của ngân hàng, người tiêu dùng có thể ghi âm cuộc gọi để có bằng chứng sử dụng trong trường hợp cần thiết.
Cục Cạnh tranh và Bảo vệ người tiêu dùng cũng nêu rõ, về quy định thời hạn tiến hành thương lượng, tại Khoản 2, Điều 31 của Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng có quy định các tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm tiếp nhận, tiến hành thương lượng với người tiêu dùng trong thời hạn không quá 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người tiêu dùng.
Do vậy, trong trường hợp đã gửi khiếu nại thành công, trong vòng 7 ngày làm việc kể từ thời điểm xác định ngân hàng đã nhận được khiếu nại, nếu không nhận được liên hệ, thương lượng từ phía ngân hàng, người tiêu dùng có cơ sở để khiếu nại ngân hàng về việc không thực hiện đúng quy định pháp luật nêu tại Điều 31 của Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.