Chuyển đổi số đòi hỏi công cụ hỗ trợ là phần mềm phải tương thích và gắn với chuyển đổi cách thức, quy trình hoạt động; đồng thời, quy trình xử lý thủ tục hồ sơ trực tuyến cũng phải thay đổi phù hợp với yêu cầu mới.

Mô hình chính quyền 2 cấp đang từng bước làm thay đổi cách thức quản lý, từ việc người dân phải “lặn lội” đi xa nộp hồ sơ, nay thủ tục hành chính được giải quyết ngay tại xã, phường. Đây là bước tiến quan trọng, đưa chính quyền lại gần dân, sát dân hơn.

Tại xã Minh Châu, xã đảo nằm giữa sông Hồng, trước đây người dân muốn giải quyết các thủ tục về đất đai, đăng ký kinh doanh hay giấy phép xây dựng phải vượt phà đi hàng chục kilomet ra trung tâm huyện. Từ khi chính quyền 2 cấp đi vào hoạt động, phần lớn thủ tục đã được phân cấp về xã.

Bí thư xã Minh Châu Nguyễn Đức Tiến cho biết, Trung tâm phục vụ hành chính xã mới tiếp nhận khoảng 700 hồ sơ, trong đó phần lớn liên quan đến đất đai, lý lịch tư pháp. Từ khi chính quyền 2 cấp đi vào hoạt động, người dân không mất nhiều thời gian, công sức như trước nữa. Nhiều thủ tục thuộc cấp huyện trước đây, bà con phải vượt sông Hồng đên trung tâm huyện Ba Vì để nộp hồ sơ, hiện nay đã phân cấp giải quyết ngay tại UBND xã.

Theo cán bộ tư pháp xã Minh Châu, chị Phùng Thị Thanh Thơ, hệ thống phần mềm dịch vụ công từ xã đến thành phố đã được vận hành khá trơn tru sau hơn một tháng triển khai. Mặc dù số lượng hồ sơ chưa nhiều, nhiều khâu chị phải tự thực hiện từ đầu đến cuối, nhất là việc nhập dữ liệu bản giấy lên hệ thống cho người dân; song tinh thần trách nhiệm giúp mọi thủ tục được giải quyết đúng hạn.

Tại xã Thiên Lộc, địa phương có khu công nghiệp lớn nhất Thủ đô, lượng hồ sơ hành chính thuộc diện nhiều nhất thành phố. Bình quân mỗi ngày, xã Thiên Lộc tiếp nhận trung bình 200 - 300 hồ sơ, trong đó các lĩnh vực đất đai, hộ tịch có xu hướng tăng. Để giảm tải cho bộ phận “một cửa”, xã đã bố trí thêm các điểm tiếp nhận ở cơ sở.

Đặc biệt, từ tháng 7/2025, mỗi thôn đều được trang bị hai máy tính, giúp người dân có thể tự nộp hồ sơ trực tuyến ngay tại nhà. Đoàn thanh niên xã thường xuyên phối hợp cùng cán bộ xã tập huấn, hướng dẫn người dân thao tác trên hệ thống...

Bí thư xã Thiên Lộc Phạm Xuân Toàn đánh giá, cách làm này giúp cả người già, người khuyết tật cũng có thể làm thủ tục hành chính tại chỗ, giảm tải áp lực cho trung tâm xã và tạo thuận lợi lớn cho người dân. Nhờ cách làm này, những hồ sơ cần bổ sung hay không đủ điều kiện giải quyết đều được phản hồi nhanh chóng...

Có thể thấy, việc chuyển đổi số đã giúp người dân tiết kiệm được chi phí, thời gian, trong khi chính quyền nâng cao năng lực phục vụ, bước đầu khẳng định hiệu quả, giúp chính quyền gần dân, sát dân hơn.

Hà Nội là địa phương đầu tiên thực hiện mô hình trung tâm hành chính công một cấp và sau đó nhân rộng thêm 126 điểm, 12 chi nhánh, cùng 476 ki ốt để hỗ trợ thủ tục hành chính. Cách làm này đưa Trung tâm hành chính công thành điểm tiếp nhận và trả kết quả, còn việc xử lý do các sở, ngành đảm nhiệm. Quy trình minh bạch hơn, giảm cơ hội phát sinh tiêu cực.

Tuy nhiên, để hồ sơ được giải quyết đúng quy trình và minh bạch cần có quy chế làm việc giữa các đơn vị. Cuối tháng 4/2025, Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội đã có công văn nhắc nhở Sở Xây dựng vì để xảy ra tình trạng nhiều thủ tục hẹn trả kết quả không thống nhất, chậm giải quyết, thậm chí quá hạn ở nhiều bước. Đáng chú ý, có trường hợp hồ sơ cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng hạng II, III của công dân P.N.T bị hẹn trả sau 109 ngày, nhưng 79 ngày sau mới được chuyển đến bộ phận xử lý... Trong 903 hồ sơ quá hạn, riêng lĩnh vực vật liệu xây dựng chiếm tới 68% (101/148 hồ sơ). Đặc biệt, toàn bộ số hồ sơ quá hạn đều không có thư xin lỗi gửi người dân theo quy định của Chính phủ...

Đến nay, các sở, ngành của Hà Nội đã có sự chuyển biến rõ rệt trong cách xử lý hồ sơ hành chính. Tinh thần chung là không còn tình trạng “ngâm” hồ sơ của người dân, tổ chức như trước. Thay vào đó, nếu hồ sơ còn thiếu giấy tờ hoặc chưa đáp ứng đủ điều kiện giải quyết, cán bộ tiếp nhận sẽ hướng dẫn, yêu cầu bổ sung ngay từ đầu, giúp tiết kiệm thời gian cho cả cơ quan và công dân. Với những trường hợp hồ sơ không đủ căn cứ giải quyết, các đơn vị cũng trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do từ chối theo mẫu quy định để người dân, doanh nghiệp nắm được và có hướng xử lý tiếp theo...

Theo ông Hoàng Văn Bằng, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội, việc thay đổi này không chỉ khắc phục tình trạng chậm trễ, quá hạn, mà còn thể hiện tinh thần phục vụ, trách nhiệm minh bạch, góp phần củng cố niềm tin của người dân vào bộ máy hành chính công của Thủ đô.

Cũng từ khi thực hiện mô hình chính quyền 2 cấp từ tháng 7/2025, sau khi được truyền thông rộng rãi, người dân trên địa bàn Hà Nội cũng đã bắt đầu làm quen hình thức nộp thủ tục hành chính phi địa giới. Theo đó, người dân đang cư trú tại xã phường này có thể gửi hồ sơ để giải quyết ở phường xã khác trên địa bàn Hà Nội.

Từ tháng 8/2025, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Hà Nội triển khai tính năng lấy số thứ tự trực tuyến và đặt lịch hẹn qua ứng dụng iHanoi. Thông qua iHanoi, người dân còn có thể theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ minh bạch và thời gian thực. Đây là minh chứng cho quyết tâm của thành phố trong việc lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ, thể hiện cam kết thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động của chính quyền địa phương.

Theo ông Phan Trung Tuấn, Vụ trưởng Vụ Chính quyền địa phương (Bộ Nội vụ), hầu hết các địa phương, đặc biệt ở cấp xã, đã đưa vào vận hành hệ thống dịch vụ công trực tuyến, kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia. Qua đó tạo thuận lợi cho việc kết nối, giải quyết các thủ tục hành chính, các yêu cầu của người dân, doanh nghiệp.

Thực tế, Hà Nội dù có hạ tầng số tốt, nhưng hệ thống tiếp nhận hồ sơ vẫn bị chậm, ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết. Do đó, cùng với đào tạo nhân lực, thành phố cần xác định đồng bộ hóa hệ thống và đặt dữ liệu làm nền tảng.

Ông Trương Việt Dũng, Phó Chủ tịch UBND TP Hà Nội cho rằng, kinh nghiệm của Hà Nội gói gọn trong 3 yếu tố: Đồng bộ, dữ liệu và chủ động. Đó là đồng bộ trong chỉ đạo; dữ liệu chính là nền tảng và phải có dữ liệu để bạn hành quyết định chính xác nhất, theo thời gian thực nhất. Do đó, quán triệt tinh thần "vừa chạy, vừa xếp hàng", TP Hà Nội vừa làm, vừa rút kinh nghiệm, tiếp tục hoàn thiện các quy trình, nội dung phục vụ người dân thuận tiện hơn.

“Thay vì người dân phải đến chính quyền, chính quyền sẽ đến với người dân, lắng nghe, nhận phản ánh từ người dân. Thành phố đã thiết kế lại hơn 2.000 quy trình, tập trung số hóa khoảng 100 thủ tục có số lượng hồ sơ lớn như khai sinh, đăng ký thường trú, lý lịch tư pháp, bảo hiểm trẻ em dưới 6 tuổi...”, ông Trương Việt Dũng cho hay.

Theo mục tiêu của Bộ Khoa học và Công nghệ, đến cuối năm 2025, Hà Nội hướng đến phải đảm bảo 80% thủ tục trực tuyến, trong đó 20% toàn trình. Để giải quyết khó khăn về nhân sự (theo định biên bộ phận một cửa cấp xã chỉ có 5 cán bộ), thành phố điều động cán bộ từ cấp thành phố xuống xã; bố trí luật sư tại các điểm hành chính công để tư vấn, hỗ trợ người dân. Ngoài ra, các kênh tổng đài 19001009 và chatbot cũng đã hỗ trợ gần 100.000 lượt người. Trong tháng 9/2025, Hà Nội sẽ đưa vào hoạt động Trung tâm Điều hành và Tính toán thông minh, mở rộng khả năng giám sát và phản hồi.

“Hà Nội xác định chuyển đổi số và cải cách hành chính không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà là bài toán về tư duy và cách thức tổ chức lại bộ máy. Chúng tôi cũng xác định việc liên thông dữ liệu là ‘chìa khóa’ để thực hiện các nội dung trong công tác cải cách hành chính và hướng tới mục tiêu là 100% hồ sơ sẽ trực tuyến và trực tuyến toàn trình”, Phó Chủ tịch UBND TP Hà Nội chia sẻ.

Theo TS Lê Công Lương, Phó Tổng Thư ký, Trưởng Ban Khoa học, Công nghệ và Môi trường, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, dữ liệu và liên thông dữ liệu theo hướng tập trung có thể giúp giải bài toán cung cấp dịch vụ hành chính phi địa giới. Người dân có thể làm thủ tục ở bất kỳ đâu, không phụ thuộc nơi cư trú. Muốn vậy, hệ thống dữ liệu phải đảm bảo “đúng, đủ, sạch, sống và kết nối được”. Trong giai đoạn hiện nay, việc xử lý thủ tục hành chính trực tuyến cần có lộ trình và lựa chọn những thủ tục đang phát sinh nhiều nhất để xử lý, nhằm mang lại hiệu quả thực chất.

Bài cuối: Vì nhân dân phục vụ

Bài và ảnh: Xuân Cường - Quang Phong
Clip, đồ họa: XC, Quang Phong, TTXVN
Trình bày: Nguyễn Hà

28/08/2025 09:55