Tại một trong những công ty bảo hiểm lớn của Hy Lạp, việc xử lý một hồ sơ yêu cầu bồi thường bảo hiểm y tế từng mất trung bình 14 ngày do nhân viên phải kiểm tra, đối chiếu ý kiến y tế, kết quả xét nghiệm, hóa đơn và thông tin hợp đồng. Hiện nay, hệ thống AI có thể hoàn thành công việc này trong khoảng 1 phút và khoản bồi thường được chi trả vào ngày hôm sau.
Trong lĩnh vực ngân hàng, AI cũng đang thay thế đáng kể lao động thủ công. Để đánh giá các tiêu chí môi trường, xã hội và quản trị (ESG) của doanh nghiệp vay vốn, nhân viên trước đây phải dành khoảng 16 giờ để tìm kiếm thông tin trong những báo cáo dài hàng trăm trang. Hệ thống AI hiện có thể rà soát các báo cáo 400-500 trang, xác định những nội dung cần thiết và xử lý trong thời gian ngắn hơn nhiều.
Những thay đổi này cho thấy các công việc thuộc nhóm “hậu trường” của doanh nghiệp đang nằm trong số những vị trí dễ bị AI tác động nhất. Theo báo cáo của Tổ chức Lao động quốc tế (ILO) và Viện Nghiên cứu NASK của Ba Lan công bố tháng 5/2025, các nghề hành chính và văn thư tiếp tục là nhóm chịu ảnh hưởng nhiều nhất từ AI tạo sinh. Những công việc dễ bị ảnh hưởng gồm nhập dữ liệu, kế toán, ghi sổ và thư ký hành chính.
Tại các nền kinh tế thu nhập cao, khoảng 1/3 số việc làm có thể chịu tác động ở một mức độ nhất định từ AI. Đáng chú ý, tác động này có sự khác biệt về giới: các nghề có tỷ lệ lao động nữ chiếm đa số có khả năng chịu ảnh hưởng gần gấp đôi so với những nghề chủ yếu do nam giới đảm nhiệm, lần lượt là 29% và 16%. Nguyên nhân một phần do phụ nữ tập trung nhiều hơn trong các công việc hành chính, văn thư và hỗ trợ.
AI cũng đã hiện diện rộng rãi tại nơi làm việc ở châu Âu. Một nghiên cứu của Trung tâm Nghiên cứu chung (JRC) thuộc Ủy ban châu Âu công bố tháng 10/2025 cho thấy 30% người lao động tại EU đã sử dụng các công cụ AI trong công việc, đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực văn phòng.
Dù vậy, ILO lưu ý nguy cơ AI tác động đến một nghề không đồng nghĩa nghề đó sẽ biến mất. Tuy nhiên, khi AI có thể xử lý toàn bộ quy trình thay vì chỉ thực hiện một nhiệm vụ đơn lẻ, nguy cơ cắt giảm nhân sự trong các công việc văn phòng lặp đi lặp lại đang trở nên rõ rệt hơn.
Xu hướng này có thể tiếp tục mở rộng sang khu vực công, nơi hàng triệu tài liệu đã được số hóa nhưng chưa được chuyển thành dữ liệu có cấu trúc để khai thác. Khi AI có khả năng đọc, trích xuất, đối chiếu thông tin và thực hiện cả quy trình, phạm vi tự động hóa có thể vượt xa những công việc nhập liệu đơn thuần, đặt ra sức ép ngày càng lớn đối với lực lượng lao động văn phòng.
