Chiều 27/8, Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội tổ chức hội nghị tập huấn, hướng dẫn trực tiếp và trực tuyến về hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước của thành phố. Hội nghị được tổ chức nhằm giới thiệu, hướng dẫn quy trình, chức năng, thao tác sử dụng hệ thống và giải đáp các khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai.
Hà Nội hiện có hơn 370.000 doanh nghiệp và 390.000 tổ chức đang hoạt động, với khoảng 25 triệu văn bản được luân chuyển mỗi năm. Trong đó, khoảng 7 triệu văn bản vẫn được xử lý bằng phương thức giấy. Việc chuyển từ phương thức gửi, nhận văn bản truyền thống sang môi trường điện tử giúp giảm thời gian thực hiện các khâu in ấn, đóng dấu, chuyển phát và chờ tiếp nhận văn bản.
Hà Nội vận hành hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung với doanh nghiệp.
Theo Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội, việc đưa hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung vào vận hành chính thức góp phần nâng cao hiệu quả trao đổi, xử lý văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp; giảm thời gian, chi phí và tăng tính công khai, minh bạch trong quá trình xử lý công việc.
Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố mong muốn các tổ chức, doanh nghiệp nắm được quy trình, chức năng và cách thức sử dụng hệ thống; đồng thời chủ động trao đổi những khó khăn, vướng mắc để báo cáo viên và bộ phận kỹ thuật hướng dẫn cụ thể. Các ý kiến từ người sử dụng cũng là cơ sở để Trung tâm tiếp tục hoàn thiện công tác hỗ trợ trong quá trình vận hành hệ thống.
Tại hội nghị tập huấn, ông Dương Văn Kiên, cán bộ Trung tâm Quản trị Hệ thống và Phát triển ứng dụng đã giới thiệu tổng quan về hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung và hướng dẫn các đại biểu thực hiện các thao tác trên hệ thống.
Liên quan đến quy trình gửi, nhận văn bản toàn trình trên môi trường điện tử, ông Dương Văn Kiên cho biết, văn bản sau khi được khởi tạo, ký số và gửi qua hệ thống sẽ được chuyển đến cơ quan nhà nước để tiếp nhận, xử lý. Doanh nghiệp có thể theo dõi các trạng thái của văn bản gồm đã gửi, đã tiếp nhận, đang xử lý và đã phản hồi.
Hệ thống hỗ trợ chữ ký số, phân quyền tài khoản và lưu lại quá trình xử lý văn bản. Qua đó, doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi văn bản đang được xử lý ở giai đoạn nào thay vì phải liên hệ trực tiếp với cơ quan tiếp nhận. Văn bản điện tử được ký số hợp lệ có giá trị pháp lý theo quy định…
Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội đã chuẩn bị kho tài liệu, video hướng dẫn trên Google Drive và thiết lập nhóm Zalo hỗ trợ kỹ thuật 24/7 để kịp thời tháo gỡ khó khăn cho các đơn vị trong quá trình vận hành. Đồng thời sẽ tiếp tục đồng hành, hỗ trợ và hoàn thiện hệ thống cùng các đơn vị, đảm bảo việc gửi nhận, xử lý văn bản điện tử được thông suốt và hiệu quả nhất trong thời gian tới.