Số hóa chứng từ, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp
Chuyển đổi số đang trở thành yêu cầu tất yếu đối với ngành Hải quan, nhất là trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, đòi hỏi quy trình quản lý phải hiện đại, minh bạch và hiệu quả. Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, ngành Hải quan đang từng bước xây dựng Hải quan số, Hải quan thông minh, trong đó số hóa chứng từ là một trong những khâu nền tảng.
Ngày 26/8, Cục trưởng Cục Hải quan ban hành Quyết định số 1434/QĐ-CHQ quy định tạm thời về định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và thông báo việc số hóa chứng từ trong quá trình làm thủ tục hải quan. Đây là cơ sở để các đơn vị Hải quan và cộng đồng doanh nghiệp thống nhất cách thức tạo lập, gửi, tiếp nhận và xử lý chứng từ điện tử, tiến tới chuẩn hóa dữ liệu phục vụ công tác quản lý.
Nhằm chuẩn bị triển khai đồng bộ, mới đây ngày 8/10, Chi cục Hải quan khu vực VIII tổ chức Hội nghị tuyên truyền, tập huấn triển khai số hóa chứng từ tại cụm cảng biển và các đơn vị thuộc Chi cục. Hội nghị có sự tham dự của 180 đại biểu, đại diện 143 doanh nghiệp và 33 công chức Hải quan. Các báo cáo viên đã phổ biến chủ trương, lộ trình, quy định nghiệp vụ; hướng dẫn trực tiếp thao tác nâng cấp phần mềm khai báo, tạo lập, gửi và tra cứu kết quả tiếp nhận chứng từ số hóa, đồng thời giải đáp những khó khăn, vướng mắc của doanh nghiệp.
Việc số hóa chứng từ mang lại lợi ích thiết thực cho cả cơ quan quản lý và doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp, giảm chứng từ giấy đồng nghĩa với giảm thời gian chuẩn bị hồ sơ, chi phí đi lại và thời gian thực hiện thủ tục thông quan. Đối với cơ quan Hải quan, dữ liệu được chuẩn hóa giúp nâng cao chất lượng kiểm tra, giám sát, quản lý rủi ro, đồng thời tạo điều kiện kết nối, chia sẻ thông tin và tăng cường xử lý tự động.
Anh Vũ Văn Thắng, Phó Giám đốc Công ty TNHH Phát triển thương mại Lâm Việt chia sẻ, vừa qua, việc chuyển đổi số rất thuận lợi cho doanh nghiệp, thủ tục nhanh và tiết kiệm nhiều thời gian. Đồng thời các hồ sơ, công việc được trao đổi trên hệ thống rất rõ ràng, cụ thể. Thời gian làm thủ tục được lực lượng Hải quan hết sức tạo điều kiện, hướng dẫn chi tiết, làm sao để thông quan nhanh, tốt nhất.
Đáng chú ý, công tác hiện đại hóa Hải quan tại Chi cục Hải quan khu vực VIII đã ghi nhận những kết quả tích cực. Trong 9 tháng đầu năm 2026, đơn vị làm thủ tục cho 207.742 tờ khai các loại hình, tăng 26,91% so với cùng kỳ năm trước; có 3.376 doanh nghiệp xuất nhập khẩu làm thủ tục, tăng 35,53%. Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 37,43 tỷ USD, tăng 36,37%.
Cùng với đó, Chi cục tiếp tục mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thủ tục. Lũy kế 9 tháng, đơn vị tiếp nhận, xử lý 6.467 hồ sơ trên dịch vụ công trực tuyến HQ36a; tiếp nhận kết quả của 10.349 tờ khai nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành qua hệ thống một cửa quốc gia và 1.309 chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu D điện tử qua hệ thống một cửa ASEAN. Những kết quả này tạo tiền đề thuận lợi để tiếp tục đẩy mạnh số hóa hồ sơ, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực Hải quan.
Ông Ngô Tùng Dương, Phó Chi cục trưởng, Chi cục Hải quan khu vực VIII cho biết, số hóa chứng từ là bước chuyển quan trọng trong phương thức quản lý Hải quan, đòi hỏi sự đồng hành, chia sẻ của cả cơ quan Hải quan và cộng đồng doanh nghiệp. Với phương châm "Chuyên nghiệp - Minh bạch - Hiệu quả", Chi cục Hải quan khu vực VIII cam kết luôn lắng nghe, đồng hành, hỗ trợ kịp thời để doanh nghiệp thực hiện thuận lợi, góp phần cắt giảm thời gian, chi phí thông quan, thúc đẩy hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu trên địa bàn.
Đồng bộ giải pháp, hướng tới thông quan tập trung
Để việc triển khai số hóa chứng từ đúng lộ trình, bảo đảm thông suốt, không gây ách tắc hoạt động xuất nhập khẩu, Chi cục Hải quan khu vực VIII xác định sự chủ động của doanh nghiệp và trách nhiệm hỗ trợ của cơ quan hải quan là những yếu tố then chốt.
Theo kế hoạch, từ ngày 15/10, các đơn vị triển khai tiếp nhận, kiểm tra chứng từ điện tử theo quy định. Doanh nghiệp được yêu cầu phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm để nâng cấp phần mềm khai báo có chức năng số hóa chứng từ, hoàn thành trước ngày 15/10; đồng thời bố trí nhân sự nghiên cứu tài liệu, thực hành các thao tác đã được hướng dẫn. Trong thời gian từ ngày 15/10 đến 15/11, doanh nghiệp có nhu cầu khai thử nghiệm chứng từ điện tử có thể gửi văn bản đến Hải quan cửa khẩu nơi làm thủ tục để đăng ký theo quy định.
Bà Nguyễn Thị Minh, Phó đội trưởng Hải quan cửa khẩu cảng Cẩm Phả chia sẻ, là đơn vị thực hiện nhiệm vụ tại cảng biển chuyên hàng rời, với các mặt hàng chủ yếu như than, clinker và khối lượng hàng hóa lớn, Hải quan cửa khẩu cảng Cẩm Phả xác định việc chuẩn bị triển khai mô hình thông quan tập trung cần gắn với đặc thù hoạt động tại cảng. Thời gian qua, đơn vị đã tổ chức quán triệt quy trình đến toàn thể công chức, tham gia góp ý xây dựng quy trình trên cơ sở thực tiễn nghiệp vụ tại cửa khẩu đường biển; đồng thời rà soát toàn diện các nội dung về trình tự thủ tục theo từng loại hình xuất nhập khẩu; công tác kiểm tra, giám sát và quản lý thuế; cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, cũng như danh mục hồ sơ, chứng từ cần số hóa.
Song song với công tác chuẩn bị nghiệp vụ, đơn vị sẽ chủ động thông tin, hướng dẫn doanh nghiệp về những thay đổi trong quy trình thủ tục khi mô hình thông quan tập trung được triển khai. Mục tiêu là phối hợp bảo đảm hoạt động xuất nhập khẩu tại cảng diễn ra thông suốt, hạn chế tối đa nguy cơ gián đoạn, doanh nghiệp sẽ được hưởng thủ tục hành chính minh bạch, thống nhất, giảm thời gian và chi phí đi lại, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hải quan và chất lượng phục vụ doanh nghiệp.
Tại Hải quan cửa khẩu Bắc Phong Sinh, đơn vị rà soát, tập trung bố trí nhân lực phù hợp, ưu tiên lực lượng cho công tác kiểm tra thực tế và giám sát hải quan, bảo đảm phục vụ hoạt động xếp dỡ hàng hóa xuất nhập khẩu; hoàn thiện cơ chế phối hợp, trao đổi thông tin nhanh chóng, thông suốt với Đội Thông quan tập trung và các đơn vị liên quan; đồng thời đẩy mạnh thử nghiệm số hóa chứng từ, chuẩn bị các điều kiện cần thiết phục vụ triển khai mô hình. Đồng thời, hỗ trợ trực tiếp doanh nghiệp trong những ngày đầu áp dụng chính thức; không để xảy ra ách tắc, chậm thông quan hàng hóa do nguyên nhân số hóa chứng từ.
Song song với công tác hướng dẫn, hỗ trợ, Chi cục Hải quan khu vực VIII tiếp tục hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin, kiểm thử hệ thống, cập nhật bộ câu hỏi và giải đáp nghiệp vụ, bảo đảm doanh nghiệp có đủ thông tin và điều kiện kỹ thuật để thực hiện. Những vấn đề vượt thẩm quyền được tổng hợp, báo cáo Cục Hải quan xem xét, xử lý.
Thực tế cho thấy, số hóa chứng từ không chỉ là thay thế hồ sơ giấy bằng dữ liệu điện tử mà còn là bước chuyển trong phương thức quản lý Hải quan, hướng tới quy trình xử lý thống nhất, tăng khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý. Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa cơ quan Hải quan, doanh nghiệp và các đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ.
