Hội nghị được tổ chức trực tiếp kết hợp trực tuyến tại điểm cầu chính là trụ sở UBND Tây Ninh với các điểm cầu phường Tân Ninh, phường Gò Dầu, xã Tân Châu, xã Tân Biên, xã Bến Cầu và xã Dương Minh Châu.
Các xã, phường thực hiện quy trình tiếp nhận văn bản đến, xử lý văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành (hệ thống egov) của tỉnh Tây Ninh (mới). Hội nghị cũng thực hiện nhiều tình huống giả định tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh theo hướng không phụ thuộc địa giới hành chính.
Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Tây Ninh Nguyễn Trung Hiếu cho biết, thời gian qua, tỉnh đã chuẩn bị các điều kiện cần thiết để triển khai sắp xếp, tổ chức lại các đơn vị hành chính cấp xã theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, không tổ chức cấp huyện. Sở cũng đã xây dựng tổ xử lý các vướng mắc và đường dây hotline để hỗ trợ cán bộ xã, phường mới trong thao tác trên phần mềm quản lý văn bản và triển khai thực hiện giải quyết thủ tục hành chính trên hệ thống một cửa điện tử của tỉnh.
Ông Nguyễn Trung Hiếu nhận định, trong quá trình vận hành thử nghiệm, do tỉnh đang sử dụng đường truyền khá thấp đã ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc. Thời gian tới, tỉnh sẽ triển khai 36 đường truyền mới với tốc độ đường truyền là 40 megabyte để sử dụng cho các hệ thống truyền dữ liệu chuyên dùng và hệ thống nội bộ; việc cấp tài khoản cho các xã hiện nay còn chưa đầy đủ và chính xác do thiếu thông tin của cán bộ (do tỉnh chưa thống nhất danh sách cán bộ).
Ông Nguyễn Hùng Tấn, Trưởng phòng Kiểm soát thủ tục hành chính cho biết, đối với Bộ giải quyết thủ tục hành chính cấp xã hiện nay, tỉnh đã ký ban hành quyết định công bố thủ tục hành chính cho 9 lĩnh vực, 297 thủ tục hành chính thực hiện ở cấp xã. Sau hội nghị, đội ngũ kỹ thuật của tỉnh sẽ gửi các các văn bản thực hiện thủ tục hành chính trên hệ thống xử lý văn bản của tỉnh đến 96 xã, phường của tỉnh Tây Ninh mới (gồm 36 xã, phường của tỉnh Tây Ninh và 60 xã của tỉnh Long An).
Quyền Chủ tịch UBND tỉnh Tây Ninh Nguyễn Hồng Thanh yêu cầu, các địa phương tích cực thực hiện các thủ tục hành chính đã công bố, các sở, ngành tiếp tục cập nhật các thủ tục hành chính được các bộ, ngành, Trung ương công bố để triển khai kịp thời cho các phường, xã mới, bảo đảm hoạt động thông suốt, nhất là giải quyết thủ tục hành chính cho người dân. Các cán bộ, công chức cấp xã đã được tập huấn vận hành hệ thống tiếp tục hướng dẫn cho các cán bộ công chức còn lại trong quá trình sử dụng hệ thống quản lý văn bản và giải quyết thủ tục hành chính mới, kịp thời trao đổi trực tiếp với bộ phận chuyên môn của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh để giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình vận hành...
Các đơn vị liên quan khẩn trương lắp đặt, chuẩn bị tốt hệ thống đường truyền, hạ tầng kỹ thuật trước ngày 30/6 để phục vụ lễ công bố kết thúc cấp huyện và công bố lãnh đạo của 36 xã phường (mới); chuẩn bị chu đáo, sẵn sàng các điều kiện về cơ sở vật chất nơi làm việc, con dấu, chữ ký số… bảo đảm đi vào vận hành chính thức mô hình tổ chức chính quyền địa phương hai cấp kể từ ngày 1/7.
