Theo quy định, hoạt động truy xuất nguồn gốc thực phẩm được thực hiện theo nguyên tắc “một bước trước - một bước sau”. Cụ thể, mỗi cơ sở sản xuất, kinh doanh phải xác định được nguồn cung cấp của nguyên liệu, bán thành phẩm ở công đoạn liền trước và xác định được đơn vị tiếp nhận sản phẩm ở công đoạn liền sau. Toàn bộ thông tin sau mỗi công đoạn phải được mã hóa và nhận diện bằng phương thức phù hợp nhằm phục vụ việc truy xuất khi cần thiết.
Thông tư yêu cầu các cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải thường xuyên thiết lập và lưu trữ đầy đủ thông tin liên quan trong suốt quá trình hoạt động dưới dạng cơ sở dữ liệu. Các dữ liệu này bao gồm thông tin về nguyên liệu, quá trình sản xuất, kiểm nghiệm, lưu thông và phân phối sản phẩm. Khi thực hiện truy xuất nguồn gốc, cơ sở được sử dụng thông tin trích xuất từ cơ sở dữ liệu do mình thiết lập theo quy định tại Điều 5 của Thông tư, đồng thời có thể khai thác các nguồn thông tin liên quan khác.
Đáng chú ý, Thông tư cũng quy định việc kết nối cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp với Hệ thống truy xuất nguồn gốc thực phẩm của Bộ Công Thương, qua đó tạo sự đồng bộ và hỗ trợ công tác quản lý nhà nước.
Về quy trình thực hiện, cơ sở sản xuất thực phẩm phải tiến hành truy xuất ngay khi tự giám sát phát hiện sản phẩm không bảo đảm an toàn, có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc khi nhận được yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trước hết, cơ sở phải căn cứ vào các thông tin ban đầu như tên sản phẩm, mã lô, ngày sản xuất để xác định chính xác lô hàng cần truy xuất. Sau đó, cơ sở rà soát hồ sơ sản xuất và hồ sơ kiểm nghiệm của lô sản phẩm nhằm tìm nguyên nhân. Đồng thời, cơ sở phải liên hệ ngay với các nhà cung cấp nguyên liệu, bán thành phẩm hoặc bao bì liên quan để thu thập thông tin phục vụ quá trình xác minh.
Tiếp theo, cơ sở sản xuất phải gửi thông báo khẩn cấp đến các nhà phân phối, đại lý đã tiếp nhận lô sản phẩm, yêu cầu báo cáo về số lượng đã tiêu thụ và số lượng còn tồn kho để thực hiện thu hồi khi cần thiết. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp phân tích, xác định nguyên nhân gây mất an toàn đối với lô sản phẩm.
Sau khi hoàn tất quá trình truy xuất, cơ sở phải lập báo cáo, trong đó nêu rõ kết quả thu hồi, biện pháp xử lý sản phẩm vi phạm, nguyên nhân sự cố và các giải pháp khắc phục đã áp dụng. Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện sản phẩm không bảo đảm an toàn, đơn vị này có trách nhiệm thông báo khẩn cấp cho cơ sở sản xuất và phối hợp chặt chẽ để thực hiện truy xuất theo đúng quy định.
Bộ Công Thương lưu ý, trong quá trình thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện thực phẩm vi phạm quy định về an toàn thực phẩm, cơ quan chức năng sẽ ban hành văn bản yêu cầu cơ sở sản xuất, kinh doanh thực hiện truy xuất nguồn gốc theo Điều 7 của Thông tư. Đồng thời, cơ quan quản lý sẽ đăng tải cảnh báo về sản phẩm vi phạm trên Cổng thông tin truy xuất nhằm kịp thời thông tin đến các tổ chức, cá nhân liên quan và người tiêu dùng.
