Đại hội đã biểu quyết thông qua điều lệ và bầu ra Ban chấp hành gồm 13 ủy viên do bà Tạ Minh Thu, một người Việt Nam đã sinh sống ở Kitakyushu hơn 10 năm, làm Chủ tịch. Đặc biệt, đại hội cũng bầu hai người Nhật Bản có nhiều đóng góp cho quan hệ hữu nghị giữa hai nước, gồm dược sỹ Matsushita Masakazu và nhà giáo Masuda Shin, làm Ủy viên danh dự của Ban Chấp hành.
Phát biểu tại đại hội, Tổng Lãnh sự Việt Nam tại Fukuoka Vũ Bình khẳng định sự ra đời của Hội người Việt Nam tại Kitakyushu không chỉ đáp ứng được sự mong đợi của những người Việt Nam đang sinh sống tại thành phố này và các khu vực lân cận, mà còn nhận được sự ủng hộ, đánh giá tích cực của chính quyền sở tại và Hải Phòng, thành phố kết nghĩa với Kitakyushu. Ông Vũ Bình cũng đề nghị hội có các hoạt động thiết thực vì cộng đồng, hướng về quê hương, đóng góp tích cực cho quan hệ hữu nghị giữa Hải Phòng và Kitakyushu nói riêng, cũng như giữa Việt Nam và Nhật Bản nói chung.
Về phần mình, bà Oba Chie, Trưởng ban Quốc tế Kitakyushu, khẳng định chính quyền thành phố rất vui mừng khi cộng đồng người Việt Nam tại đây đang ngày càng lớn mạnh, đồng thời bày tỏ hy vọng hội sẽ là cầu nối giúp thắt chặt mối quan hệ kết nghĩa giữa Kitkyushu với Hải Phòng nói riêng và với Việt Nam nói chung.
Từ đầu cầu Việt Nam, bà Nguyễn Thị Thanh Hương, Phó Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hải Phòng, đánh giá cao mối quan hệ kết nghĩa với thành phố Kitakyushu, đồng thời nhấn mạnh sự ra đời của Hội người Việt Nam tại Kitakyushu là sự kiện có ý nghĩa rất quan trọng, góp phần vào mối quan hệ giữa hai thành phố và quảng bá hình ảnh, văn hóa Việt Nam tại khu vực.
Thay mặt Ban Chấp hành nhiệm kỳ đầu tiên, bà Tạ Minh Thu, Chủ tịch Hội người Việt Nam tại Kitakyushu, cảm ơn sự giúp đỡ của Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka, chính quyền các thành phố Kitakyushu và Hải Phòng, đồng thời cam kết sẽ cống hiến hết sức mình cho sự phát triển của cộng đồng người Việt Nam tại đây.
Kết thúc đại hội, đại diện Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka đã trao tặng Hội người Việt Nam tại Kitakyushu bộ sách học tiếng Việt để hỗ trợ hội mở lớp học tiếng Việt cho các cháu thiếu nhi cũng như bạn bè Nhật Bản yêu thích ngôn ngữ và văn hóa Việt Nam trong thời gian tới.
