Đoàn tiền trạm có 80 đại biểu đến từ các nước ASEAN, New Zealand và khoảng 150 cán bộ đến từ các cơ quan thuộc Ủy ban Quốc gia ASEAN 2020 bao gồm: Ban Thư ký, Tiểu ban Lễ tân, Tiểu ban Tuyên truyền Văn hóa, Tiểu ban An ninh Y tế, đại diện Trung tâm kiểm soát bệnh tật Đà Nẵng và các liên lạc viên phục vụ các đoàn tham dự Hội nghị.
Tại buổi trao đổi thông tin, các Tiểu ban đã thông tin về công tác chuẩn bị trên mọi phương diện của chủ nhà Việt Nam, từ lễ tân, hậu cần, an ninh, y tế. Các đại biểu bày tỏ sự quan tâm đến công tác chuẩn bị đón đoàn cấp cao, nhất là trong bối cảnh dịch COVID-19 đang diễn ra phức tạp. Đại diện Trung tâm Kiểm soát Bệnh tật Đà Nẵng đã trình bày về công tác chuẩn bị phòng chống dịch COVID-19 (khử khuẩn, đo thân nhiệt, vệ sinh các địa điểm họp, cơ sở lưu trú…) nhằm đảm bảo an toàn tối đa cho các đại biểu tham dự Hội nghị, ngay từ khi đến sân bay cho đến các địa điểm họp, khách sạn nơi đoàn ở tại Đà Nẵng, được các đại biểu ghi nhận, đánh giá cao.
Theo kế hoạch, trong hai ngày 5 - 6/3, các đoàn tiền trạm sẽ tiến hành khảo sát thực tế các địa điểm tổ chức các sự kiện Hội nghị tại Đà Nẵng như các khách sạn, Trung tâm Báo chí Quốc tế, Sân bay Quốc tế Đà Nẵng...
