Hòm phiếu có thể được đóng mới hoặc sử dụng hòm phiếu bầu cử hiện có và phải bảo đảm chắc chắn, trang trí sạch đẹp. Phía mặt trước hòm phiếu dán hình Quốc huy, phía dưới có dòng chữ “HÒM PHIẾU”. Ngoài hòm phiếu chính, Tổ bầu cử phải chuẩn bị các hòm phiếu phụ (hòm phiếu lưu động) và băng niêm phong hòm phiếu.
Đối với những khu vực bỏ phiếu có tính chất đặc thù riêng như tại các giàn khoan, công trình biển, các đơn vị, đội tàu đang làm nhiệm vụ trên biển hoặc các đặc thù khác, Ủy ban bầu cử cấp tỉnh chỉ đạo các cơ quan liên quan và Tổ bầu cử tại các khu vực này chuẩn bị đầy đủ hòm phiếu phụ và phiếu bầu cử để bảo đảm việc bỏ phiếu của cử tri được thực hiện thuận lợi.
Trước đó, trao đổi tại họp báo về bầu cử, trả lời băn khoăn của phóng viên về việc tại một số điểm bầu cử sớm ở các địa phương, hòm phiếu để cử tri bỏ phiếu có cách ghi tên khác nhau như “thùng phiếu”, “hòm phiếu bầu cử” hoặc “hòm phiếu”, ông Phan Trung Tuấn, Vụ trưởng Vụ Chính quyền địa phương (Bộ Nội vụ) cho biết, tên gọi chính thức theo quy định của pháp luật hiện hành về bầu cử (Luật Bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân, các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan) là “hòm phiếu bầu cử”. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện có sự linh hoạt nhất định do đặc thù văn hóa của các vùng miền và địa phương. Ở khu vực phía Bắc và các tỉnh miền Trung thường sử dụng cụm từ “hòm phiếu” hoặc “hòm phiếu bầu cử”, trong khi tại các tỉnh phía Nam, đặc biệt ở một số địa bàn cấp xã, người dân quen với cách gọi “thùng phiếu”, vốn đã được sử dụng trong nhiều kỳ bầu cử trước đây.
Theo ông Phan Trung Tuấn, về bản chất, ba cách gọi này không có sự khác nhau, đều chỉ nơi chứa các phiếu bầu sau khi cử tri thực hiện quyền công dân của mình. Việc sử dụng cách gọi nào chủ yếu phụ thuộc vào đặc thù văn hóa vùng miền và thói quen sinh hoạt của từng địa phương, nhằm tạo sự thuận tiện cho người dân trong quá trình tham gia bầu cử.
Ông cũng cho biết, trong quá trình triển khai các nội dung công tác bầu cử, Hội đồng Bầu cử quốc gia đã thường xuyên hướng dẫn, chỉ đạo và quán triệt việc tổ chức các khâu của bầu cử, bảo đảm quy trình thực hiện cơ bản thống nhất trên phạm vi cả nước, đồng thời cho phép có sự linh hoạt nhất định trong việc sử dụng một số thuật ngữ, ngôn từ để phù hợp với đặc điểm, đặc biệt là văn hóa của từng địa phương.
Dù được gọi là hòm phiếu, hòm phiếu bầu cử hay thùng phiếu thì đều phải bảo đảm đúng quy cách, được niêm phong, quản lý và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật về bầu cử. Quan trọng nhất là phải bảo đảm tính công khai, minh bạch và an toàn trong quá trình tổ chức bỏ phiếu và kiểm phiếu sau khi cử tri tại từng khu vực bỏ phiếu hoàn thành việc thực hiện quyền và nghĩa vụ công dân của mình trong cuộc bầu cử.
