Mục tiêu của nhiệm vụ nhằm tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng thuộc Phòng lưu trữ Nhà nước Việt Nam bằng công nghệ tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
Bảo đảm sự toàn vẹn, độ tin cậy, độ chính xác của thông tin so với tài liệu gốc và ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được; góp phần phát triển cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ.
Các tài liệu lưu trữ dự phòng
Theo phê duyệt, lưu trữ dự phòng đối với các tài liệu lưu trữ sau:
1- Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.
2- Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương và cấp tỉnh, bao gồm:
Tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác có một trong các dấu hiệu sau đây: Nhạt màu, đổi màu, rách, thủng lỗ, mủn, giòn, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin.
Tài liệu lưu trữ điện tử có một trong các dấu hiệu sau đây: Công nghệ tạo lập tài liệu lạc hậu, có khả năng bị thay thế; tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.
Các nhiệm vụ và giải pháp
Để thực hiện các mục tiêu trên, Quyết định đưa ra các nhiệm vụ và giải pháp cụ thể.
Về nhiệm vụ, Quyết định nêu rõ: Thống kê, lập danh mục tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng thuộc diện cần lưu trữ dự phòng; nghiên cứu, khảo sát, lựa chọn công nghệ, thiết bị để thực hiện lưu trữ dự phòng đáp ứng nguyên tắc của lưu trữ dự phòng, phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ gốc và sự phát triển của khoa học, công nghệ tại thời điểm tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng; đầu tư công nghệ, thiết bị để thực hiện lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ.
Cùng với đó là số hóa, tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng; xây dựng, hoàn thiện quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật số hóa, tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng; quy chế quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng; xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng, bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Về giải pháp, Quyết định yêu cầu: Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về ý nghĩa, tầm quan trọng của nhiệm vụ lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ; lựa chọn công nghệ, thiết bị tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu tạo lập, lưu trữ tài liệu lưu trữ dự phòng phù hợp với các loại hình tài liệu lưu trữ và xu hướng của thế giới; phối hợp với các tổ chức nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước khảo sát, đánh giá sự phù hợp của công nghệ, thiết bị thực hiện lưu trữ dự phòng với điều kiện thực tiễn của Việt Nam.
Tăng cường hợp tác quốc tế, trao đổi kinh nghiệm trong thực hiện lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ. Đào tạo, tập huấn, chuyển giao công nghệ thực hiện lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ.
Bộ Nội vụ là cơ quan chủ trì phối hợp với Bộ Tài chính và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tổ chức thực hiện; chịu trách nhiệm về kết quả, hiệu quả, tiến độ thực hiện nhiệm vụ; sơ kết và tổng kết việc thực hiện, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.
Đồng thời, hướng dẫn các địa phương xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ; xây dựng quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng; xây dựng quy chế quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành (12/1/2026); thay thế Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/2/2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II.
