Người dân đến làm thủ tục hành chính tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Gia Lai. Ảnh tư liệu: Hồng Điệp/TTXVN
Giải pháp quan trọng để phát huy tác dụng của dữ liệu
Theo UBND tỉnh Gia Lai, qua rà soát 1.942 thủ tục hành chính cấp tỉnh, cấp xã thuộc phạm vi quản lý, có 1.343 thủ tục, chiếm 69,2%, có nhu cầu hoặc khả năng khai thác, tái sử dụng thông tin, dữ liệu trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ.
Trong số này, 70 thủ tục được thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh; 1.273 thủ tục còn lại thực hiện trên các hệ thống tập trung của bộ, ngành và phụ thuộc vào cơ quan chủ quản hệ thống.
Đối với 70 thủ tục thuộc hệ thống của tỉnh, có 42 thủ tục có thành phần hồ sơ có thể thay thế bằng dữ liệu; 57 thủ tục có thông tin trên biểu mẫu điện tử có thể tự động điền, đối chiếu; 29 thủ tục đáp ứng đồng thời cả hai nội dung.
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Gia Lai Lâm Hải Giang cho rằng, khai thác và tái sử dụng dữ liệu là một trong những giải pháp quan trọng để phát huy tác dụng của dữ liệu, phục vụ cải cách hành chính nói chung và nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ công trên tinh thần lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm, chuyển từ việc yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại giấy tờ, thông tin sang chủ động khai thác những dữ liệu mà cơ quan nhà nước đã có.
Theo đó, việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính không chỉ dừng ở việc chuyển hồ sơ giấy thành hồ sơ điện tử mà phải phục vụ cho mục tiêu xây dựng cơ sở dữ liệu, bảo đảm kết nối, chia sẻ và có khả năng tái sử dụng ngay trong quá trình giải quyết công việc. Khi dữ liệu được khai thác thực chất, người dân sẽ giảm kê khai, giảm cung cấp lại giấy tờ; cán bộ, công chức cũng giảm thao tác thủ công, rút ngắn thời gian xử lý.
Từ định hướng này, Gia Lai đang tập trung vào những lĩnh vực có số lượng thủ tục phát sinh lớn, liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người dân, doanh nghiệp; trong đó, đất đai được xác định là một trong những lĩnh vực cần ưu tiên hoàn thiện khai thác cơ sở dữ liệu.
Đẩy mạnh khai thác dữ liệu đất đai
Đất đai là lĩnh vực liên quan đến nhiều thủ tục, giấy tờ và thông tin, do đó việc xây dựng, chuẩn hóa và khai thác cơ sở dữ liệu đất đai được Gia Lai xác định là một trong những nội dung trọng tâm trong quá trình tái cấu trúc thủ tục hành chính.
Tỉnh đã hoàn thành xây dựng, cấu hình phương án tái cấu trúc đối với 45 thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai. Qua triển khai, 13 mẫu biểu điện tử của 40 thủ tục đã được chuẩn hóa, với 873 trường thông tin được ánh xạ trước cơ sở dữ liệu; trong đó, 711 trường, chiếm hơn 81%, được thiết kế tự động điền thông tin; 162 trường được cấu hình để hiển thị, hỗ trợ cán bộ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
Đáng chú ý, 27 thủ tục đã được cấu hình khai thác kết quả điện tử của giấy chứng nhận từ dữ liệu đất đai để phục vụ thay thế thành phần hồ sơ đầu vào khi đáp ứng đầy đủ điều kiện khai thác, xác thực và sử dụng dữ liệu theo quy định. Đây là cơ sở để giảm việc người dân phải cung cấp lại giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có dữ liệu, đồng thời hỗ trợ cán bộ tự động điền, đối chiếu và xác thực thông tin.
Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường tỉnh Gia Lai Cao Thanh Thương cho biết, lĩnh vực đất đai có khối lượng hồ sơ lớn, liên quan trực tiếp đến người dân, doanh nghiệp và đòi hỏi phải sử dụng nhiều loại thông tin, giấy tờ. Vì vậy, việc xây dựng, chuẩn hóa và khai thác dữ liệu đất đai có ý nghĩa quan trọng trong đơn giản hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính.
Theo ông Cao Thanh Thương - Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường tỉnh Gia Lai, việc tái cấu trúc 45 thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh, chuẩn hóa các mẫu biểu điện tử và ánh xạ các trường dữ liệu giúp cơ quan giải quyết thủ tục có thể chủ động khai thác, đối chiếu thông tin thay vì yêu cầu người dân cung cấp lại những giấy tờ, dữ liệu đã có trong hệ thống.
Việc cấu hình khai thác kết quả bản điện tử của Giấy chứng nhận đã cấp từ dữ liệu đất đai là bước chuẩn bị quan trọng để có thể thay thế thành phần hồ sơ đầu vào khi đủ điều kiện. Hiệu quả chỉ được ghi nhận khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác, kết nối và khai thác được trên hồ sơ thực tế; khi đó người dân mới thực sự giảm việc đi lại, kê khai, bổ sung hồ sơ và cán bộ có thêm công cụ kiểm tra, xác thực thông tin, hạn chế sai sót trong quá trình giải quyết.
Sau khi hoàn thành cấu hình và triển khai thực tế đến nay, hệ thống ghi nhận 1.008 hồ sơ thuộc phạm vi khai thác dữ liệu; trong đó 539 hồ sơ đã khai thác ít nhất một trong hai nguồn dữ liệu dân cư hoặc đất đai, chiếm 53,47%. Có 523 hồ sơ khai thác dữ liệu dân cư, 70 hồ sơ khai thác dữ liệu đất đai và 54 hồ sơ khai thác đồng thời cả hai nguồn.
Đến ngày 23/8/2026, toàn tỉnh đã đồng bộ 3.059.110 thửa đất lên Hệ thống thông tin đất đai VNLIS; trong đó 1.254.543 thửa đạt trạng thái “đúng, đủ, sạch, sống”, chiếm 41,01%. Tỉnh đã kê khai 663.569/781.997 thửa thuộc diện đăng ký đất đai lần đầu, đạt 84,86%.
Những con số này cho thấy, khi dữ liệu được chuẩn hóa và đưa vào quy trình xử lý, việc cải cách thủ tục hành chính không chỉ dừng ở cung cấp dịch vụ công trực tuyến mà đang từng bước chuyển sang mô hình cơ quan nhà nước chủ động khai thác thông tin, dữ liệu để phục vụ người dân.
Từ số hóa hồ sơ đến tái sử dụng dữ liệu
Việc khai thác, tái sử dụng dữ liệu được triển khai đồng thời với nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Từ ngày 1/1 đến ngày 1/9/2026, toàn tỉnh tiếp nhận 514.526 hồ sơ thủ tục hành chính, trong đó 256.192 hồ sơ thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh, chiếm 49,79%, và 258.334 hồ sơ thực hiện trên các Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của bộ, ngành, chiếm 50,21%. Riêng trên Hệ thống của tỉnh, trong kỳ tiếp nhận 231.956 hồ sơ, gồm 212.770 hồ sơ trực tuyến, chiếm 91,73%, và 19.186 hồ sơ trực tiếp; ngoài ra có 24.236 hồ sơ từ kỳ trước chuyển sang.
Toàn tỉnh đã giải quyết 497.023 hồ sơ; trong đó 458.480 hồ sơ trước hạn, 19.444 hồ sơ đúng hạn và 19.099 hồ sơ quá hạn. Như vậy, số hồ sơ giải quyết trước hạn, đúng hạn là 477.924 hồ sơ, đạt 96,16%. Theo kết quả theo dõi, đánh giá trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh tại thời điểm báo cáo, tỷ lệ cấp kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử đạt 98%, thanh toán trực tuyến đạt 97,7% và khai thác, tái sử dụng thông tin, dữ liệu số hóa đạt 98,7%. Chỉ tiêu 98,7% phản ánh việc tái sử dụng thông tin, dữ liệu đã số hóa trên Hệ thống, không đồng nhất với tỷ lệ hồ sơ khai thác trực tiếp cơ sở dữ liệu dân cư hoặc đất đai trong nhóm theo dõi chuyên sâu.
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lâm Hải Giang nhấn mạnh, Gia Lai sẽ tiếp tục rà soát, chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu, đồng thời đẩy mạnh kết nối giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Tỉnh không coi việc hoàn thành cấu hình hay kết nối là kết quả cuối cùng, mà lấy lợi ích thực tế của người dân, doanh nghiệp làm thước đo, từ số giấy tờ được cắt giảm, thông tin được tự động khai thác đến số hồ sơ thực tế được hưởng lợi và mức giảm thời gian, chi phí tuân thủ.
Theo đánh giá của tỉnh, số hóa hồ sơ, tạo lập kết quả điện tử và tái sử dụng thông tin đang trở thành một phần thường xuyên trong quy trình giải quyết thủ tục hành chính, tạo nền tảng để mở rộng khai thác các cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
Tuy nhiên, việc kết nối, khai thác và tái sử dụng dữ liệu giữa hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh, Cổng Dịch vụ công quốc gia và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành vẫn chưa được chuẩn hóa đầy đủ theo cơ chế thống nhất.
Đây cũng là vấn đề đặt ra trong quá trình chuyển từ “số hóa hồ sơ” sang “khai thác dữ liệu để cắt giảm hồ sơ”. Bởi hiệu quả cải cách không chỉ được đo bằng số lượng hồ sơ được tiếp nhận, xử lý trên môi trường điện tử, mà quan trọng hơn là người dân đã thực sự được giảm bao nhiêu lần kê khai, bao nhiêu loại giấy tờ phải nộp và bao nhiêu thời gian, chi phí tuân thủ.
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Gia Lai Lâm Hải Giang cho biết, tỉnh sẽ tiếp tục hoàn thiện các cơ sở dữ liệu, mở rộng kết nối và tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính theo hướng lấy dữ liệu làm nền tảng. Hiệu quả cải cách thủ tục hành chính sẽ được đánh giá bằng các chỉ số có thể kiểm chứng trên hồ sơ thực tế, như số thành phần hồ sơ được thay thế bằng dữ liệu, số trường thông tin được tự động điền hoặc đối chiếu trên các mẫu kê khai điện tử và mức giảm thời gian, chi phí tuân thủ.
“Khi dữ liệu được chuẩn hóa, kết nối và tái sử dụng hiệu quả, mỗi thông tin được khai thác đúng lúc không chỉ để thay thế một loại giấy tờ mà còn tạo cơ sở cắt giảm các khâu trung gian không cần thiết trong quy trình xử lý. Đây là bước chuyển quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính: từ số hóa hồ sơ sang chủ động sử dụng dữ liệu để phục vụ người dân, doanh nghiệp và đo hiệu quả bằng kết quả thực tế” - Phó Chủ tịch UBND tỉnh Gia Lai Lâm Hải Giang nhấn mạnh.
Việc chuyển từ “số hóa hồ sơ” sang “tái sử dụng dữ liệu để cắt giảm hồ sơ” được kỳ vọng giúp Gia Lai giảm thao tác không cần thiết, giảm giấy tờ và chi phí tuân thủ, qua đó nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp và hiệu quả hoạt động của nền hành chính.
