Theo Quyết định, các dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đủ điều kiện khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ thủ tục hành chính, gồm: Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn/bản sao Trích lục kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Trích lục khai tử/Giấy chứng tử/bản sao Trích lục khai tử.
Các giấy tờ hộ tịch khác: Trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con; Giấy chứng nhận đăng ký nhận nuôi con nuôi; Trích lục đăng ký giám hộ, Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ, Trích lục đăng ký giám sát giám hộ, Trích ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, Trích lục ghi chú kết hôn, Trích lục ghi chú ly hôn, Trích lục ghi vào sổ việc hộ tịch khác.
Việc khai thác hoặc sử dụng dữ liệu tương ứng có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phải tuân thủ các quy định về: Bảo mật thông tin, quyền sở hữu trí tuệ liên quan đến dữ liệu, bí mật đời tư; trao đổi dữ liệu và các nguyên tắc, quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị. Đặc biệt, phải phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Bộ Tư pháp.
Các trường thông tin được chia sẻ theo Quyết định số 3458, gồm: Thông tin về việc đăng ký khai sinh; thông tin về việc đăng ký khai tử; thông tin về việc đăng ký kết hôn; thông tin về việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Dữ liệu trên được chia sẻ để khai thác, sử dụng theo mức độ hoàn thiện của cơ sở dữ liệu theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu.
Quyết định số 3458 nêu rõ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm rà soát, tái cấu trúc quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý nhà nước của ngành, lĩnh vực; các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp tỉnh, UBND cấp xã trên cơ sở khai thác dữ liệu có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền theo quy định tại Điều 7 Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP.
Bộ Tư pháp ban hành tài liệu kết nối, khai thác chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và phụ lục một số vấn đề cần lưu ý trong quá trình triển khai.
Các dữ liệu khác có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử: Dữ liệu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; dữ liệu đăng ký nhận cha, mẹ, con; dữ liệu đăng ký nhận nuôi con nuôi; dữ liệu đăng ký giám hộ, dữ liệu đăng ký chấm dứt giám hộ, dữ liệu đăng ký giám sát giám hộ có thể sử dụng để thay thế giấy tờ trong giải quyết thủ tục hành chính của bộ, cơ quan ngang bộ, UBND tỉnh, thành phố.
Bộ Tư pháp đề nghị, trước khi tiến hành kết nối, chia sẻ dữ liệu, các bộ, cơ quan ngang bộ, UBND các tỉnh, thành phố có văn bản trao đổi, thống nhất với Bộ Tư pháp về phạm vi, hình thức, cấu trúc dữ liệu kết nối, trách nhiệm của các bên trong việc bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định và thực hiện kiểm thử trước khi kết nối chính thức giữa các hệ thống.
