Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội vừa tổ chức tọa đàm về hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung, kết nối chính quyền và doanh nghiệp trên môi trường số. Hệ thống được thành phố đưa vào vận hành từ ngày 21/7, hướng tới thống nhất phương thức trao đổi văn bản giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp.
Số hóa kênh trao đổi giữa chính quyền và doanh nghiệp
Tại tọa đàm, ông Bùi Dương, Giám đốc Trung tâm Quản trị hệ thống và Phát triển ứng dụng thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội, cho biết nhu cầu trao đổi công văn, đề nghị giải đáp và thông tin phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước là rất lớn.
Theo ông Bùi Dương, trước đây, doanh nghiệp thường gửi văn bản trực tiếp hoặc qua đường bưu chính. Cách làm này đòi hỏi doanh nghiệp phải bố trí nhân sự chuyển hồ sơ, đồng thời tự tìm hiểu cơ quan tiếp nhận, người phụ trách và cách thức theo dõi kết quả. Khi muốn biết văn bản đã được tiếp nhận hay đang được xử lý ở đâu, doanh nghiệp thường phải liên hệ trực tiếp với cơ quan nhận.
Ở chiều ngược lại, cơ quan nhà nước cũng có lúc gặp khó khăn trong việc tìm đúng đầu mối tại doanh nghiệp để chuyển thông tin. Vì vậy, việc hình thành một kênh điện tử thống nhất được kỳ vọng sẽ giúp quá trình trao đổi giữa hai bên thuận tiện và rõ ràng hơn.
“Việc hình thành một kênh điện tử thống nhất giúp tổ chức lại quá trình trao đổi hai chiều, giảm thời gian chờ đợi và tìm kiếm thông tin, đồng thời tạo điều kiện để doanh nghiệp dành nguồn lực cho hoạt động sản xuất, kinh doanh”, ông Bùi Dương cho hay.
Số liệu được ông Bùi Dương chia sẻ tại tọa đàm cho thấy, khoảng 260.000 doanh nghiệp đã có tài khoản trên hệ thống của thành phố. Trong số này, hơn 10.000 doanh nghiệp đã xác thực và sử dụng chức năng gửi, nhận văn bản.
Tuy nhiên, theo ông Bùi Dương, số lượng tài khoản được tạo mới chỉ phản ánh một phần mức độ sử dụng hệ thống. Thời gian tới, đơn vị vận hành sẽ tiếp tục theo dõi số văn bản được gửi, nhận, thời gian xử lý và phản hồi; đồng thời xác định những doanh nghiệp đã có tài khoản nhưng chưa xác thực để chủ động hướng dẫn, hỗ trợ.
“Thời gian tới, chúng tôi sẽ xây dựng, thiết lập các bộ chỉ tiêu và bảng dữ liệu theo dõi”, ông Bùi Dương nói.
Theo đó, những dữ liệu này dự kiến được cung cấp cho lãnh đạo các sở, ngành và UBND xã, phường, qua đó giúp theo dõi tiến độ, nắm bắt tình hình và kịp thời chỉ đạo xử lý các đề nghị của doanh nghiệp.
Theo dõi tiến độ, nâng trách nhiệm xử lý văn bản
Từ thực tiễn triển khai tại địa phương, ông Vũ Xuân Trường, Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND phường Việt Hưng, TP Hà Nội, cho biết chuyển đổi số đang mang lại những thay đổi thiết thực trong bối cảnh khối lượng công việc của chính quyền cơ sở ngày càng lớn.
Từ ngày 1/7/2025, phường Việt Hưng tập trung triển khai các nội dung về quy trình, hạ tầng, ứng dụng và dữ liệu. Kế hoạch công việc được theo dõi định kỳ, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, đồng thời giảm các thao tác thủ công cho cán bộ, công chức.
Trước khi có kênh chuyển nhận văn bản dùng chung, thông tin từ chính quyền địa phương đến doanh nghiệp thường phải thông qua hội doanh nghiệp, cơ quan thuế, bảo hiểm hoặc các đầu mối trung gian. Theo ông Vũ Xuân Trường, hệ thống mới giúp phường chuyển tải thông tin trực tiếp hơn, đồng thời tạo điều kiện để tiếp nhận và xử lý ý kiến phản hồi từ doanh nghiệp.
Khi văn bản được gửi đến, bộ phận văn thư tiếp nhận, phân loại, trình lãnh đạo và chuyển tới đơn vị chuyên môn xử lý theo quy trình nội bộ. Mã định danh và trạng thái văn bản giúp lãnh đạo, bộ phận chuyên môn dễ dàng theo dõi tiến độ, kiểm tra việc phân công và xác định trách nhiệm xử lý.
Ông Vũ Xuân Trường nhấn mạnh, các ý kiến của doanh nghiệp gửi đến phường đều được tiếp nhận, theo dõi và chuyển xử lý. Thông tin trên hệ thống cũng tạo cơ sở để đơn vị đánh giá quá trình giải quyết công việc, từ đó nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận.
Một vấn đề khác được lãnh đạo phường Việt Hưng nhấn mạnh là cần thống nhất nhận thức về giá trị pháp lý của văn bản điện tử có chữ ký số hợp lệ. Với những văn bản đã đáp ứng đầy đủ điều kiện, cơ quan nhà nước cần tiếp nhận và xử lý trên môi trường điện tử, tránh tình trạng văn bản đã được tiếp nhận qua hệ thống nhưng ở khâu sau vẫn phát sinh yêu cầu nộp thêm bản giấy do thói quen hoặc cách hiểu chưa thống nhất.
Từ phía doanh nghiệp, bà Trần Thị Dịu, đại diện Chi nhánh Tổng công ty Chuyển phát nhanh Bưu điện - Công ty cổ phần tại Hà Nội, cho biết các doanh nghiệp nhỏ có thể gặp khó khăn nếu quy trình đăng ký, xác thực hoặc lựa chọn cơ quan nhận chưa đủ dễ hiểu, nhất là khi một nhân sự thường phải đảm nhiệm nhiều công việc.
Chi nhánh Tổng công ty Chuyển phát nhanh Bưu điện đã sử dụng các tài liệu, video hướng dẫn trên website và nhận hỗ trợ thông qua nhóm Zalo dành cho các đầu mối doanh nghiệp. Đại diện doanh nghiệp mong muốn các hướng dẫn tiếp tục được trình bày ngắn gọn, dễ tìm, giúp những người lần đầu sử dụng có thể nhanh chóng nắm bắt và thực hiện các thao tác cần thiết.
