Đưa AI vào quản lý hồ sơ điện tử, tối ưu hóa vận hành trường học

Tuy nhiên, năm học 2026 - 2027 nhà trường đã đưa "Phần mềm tác nghiệp quản lý hồ sơ điện tử" tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào vận hành, giúp tối ưu hóa công tác quản trị và giải phóng áp lực thủ tục hành chính cho giáo viên, nhân viên.

Từ trăn trở của mô hình sáp nhập đến bài toán chuyển đổi số

Trường Trung học cơ sở Lộc Hà được thành lập trên cơ sở sáp nhập Trường Trung học cơ sở Lộc Hà cũ, Trường Trung học cơ sở Thạch Kim cũ và Trường Trung học cơ sở Bình An Thịnh cũ. Sau sắp xếp, trường có 64 lớp với 2.683 học sinh, gồm 1 điểm trường chính và 2 phân hiệu. Để vận hành bộ máy với 64 lớp học, 2.600 học sinh cùng 137 cán bộ, giáo viên chia đều cho 8 tổ chuyên môn tại 1 trường chính và 2 phân hiệu, công tác quản lý từng là áp lực lớn đối với Ban Giám hiệu.

Thầy Đặng Hữu Tường, Hiệu trưởng Trường Trung học cơ sở Lộc Hà cho biết, sau quá trình sáp nhập, các đơn vị trường học, quy mô nhà trường tăng lên. Việc quản lý hồ sơ, sổ sách, giáo án thủ tục giấy tờ theo phương thức truyền thống bộc lộ nhiều bất cập như: tốn kém chi phí in ấn, lưu trữ rườm rà, khó theo dõi sát tiến độ công việc và đặc biệt là việc tham chiếu, đánh giá chất lượng dạy và học thiếu tính tức thời. “Trong bối cảnh sáp nhập hiện nay, làm sao để có phương án quản trị tối ưu nhất, vừa bao quát toàn bộ hoạt động từ dạy học, kế toán, thư viện, thiết bị đến công tác Đảng, đoàn thể, vừa tạo sự tương tác hai chiều thông suốt giữa Ban Giám hiệu và giáo viên là điều tôi luôn trăn trở”.

Thầy Đặng Hữu Tường luôn tiên phong ứng dụng công nghệ trong quản lý giáo dục. Giai đoạn 2019 - 2021, ý tưởng về phần mềm quản lý giáo án điện tử của thầy đã xuất sắc đoạt giải Nhất cuộc thi Khoa học Kỹ thuật cấp tỉnh Hà Tĩnh. Không dừng lại ở việc quản lý giáo án điện tử, đứng trước bối cảnh sáp nhập, sắp xếp mạng lưới trường học, thầy Tường quyết định nâng tầm công trình thành “Phần mềm tác nghiệp quản lý hồ sơ điện tử” toàn diện cho nhà trường.

Thầy đã dành trọn 2 tháng để xây dựng ý tưởng, phác thảo các phân hệ cần quản lý và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để viết cấu trúc, logic nền tảng cho phần mềm. Để hiện thực hóa sản phẩm, thầy đã kết nối và nhờ sự hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu từ 2 kỹ sư thuộc Công ty Bạch Kim. Khi phần mềm gần hoàn thiện, nhà trường đã cho đội ngũ giáo viên tham gia trải nghiệm, đóng góp ý kiến thực tế để điều chỉnh giao diện và tính năng sao cho thân thiện, dễ sử dụng nhất.

Đến ngày 27/9/2026, phần mềm chính thức được đưa vào chạy thử nghiệm. Sau giai đoạn vận hành thử, nhà trường sẽ tiến hành đánh giá toàn diện và áp dụng gắn chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI), cộng điểm thi đua tự động từ dữ liệu tích hợp trên hệ thống.

Thao tác đơn giản, tối ưu công tác quản trị trường học

Điểm ưu việt nhất của “Phần mềm tác nghiệp quản lý hồ sơ điện tử” chính là sự bao quát và tính đồng bộ. Không chỉ dừng lại ở việc quản lý giáo án của từng giáo viên như trước đây, phần mềm hiện nay đã số hóa toàn bộ hệ thống hồ sơ trong nhà trường: từ hồ sơ học sinh, phân quyền quản trị giữa Ban Giám hiệu với giáo viên, đến việc lên lịch công tác tuần, tháng, quản lý thiết bị thư viện, kế toán, tài chính.

Chị Nguyễn Thị Mai, nhân viên quản lý thiết bị trường học chia sẻ về những tiện ích mà công nghệ mang lại, trước đây, công việc của chị rất vất vả. Mỗi tuần, chị phải nhận phiếu mượn thiết bị bằng giấy, đi chép lại thủ công tất cả tiết mượn của hàng chục giáo viên, rồi theo dõi, đánh giá theo từng tiết dạy bằng tay; rất mất thời gian mà lại dễ sai sót. Từ khi ứng dụng phần mềm mới, áp lực công việc của chị đã giảm so với trước đây. Phiếu học tập hay kế hoạch sử dụng thiết bị dạy học của giáo viên đều được thu thập và cập nhật tự động ngay từ đầu tuần. Bây giờ chị chỉ cần thu thập thông tin và đánh giá trực tiếp trên máy. Mọi hồ sơ đều lưu trữ gọn gàng. Ban Giám hiệu có thể kiểm tra trực tuyến. Nhờ đó, chị có thêm thời gian để quét dọn, lau chùi, bảo quản thiết bị và sắp xếp phòng đồ dùng ngăn nắp hơn.

Không chỉ giải phóng sức lao động cho khối nhân viên, phần mềm còn giúp Ban Giám hiệu theo dõi sát sao, công tâm và minh bạch hoạt động chuyên môn của từng giáo viên. Mọi thao tác cập nhật bài giảng, tương tác chuyên môn, góp ý hồ sơ đều thể hiện rõ ràng trên hệ thống, tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, có sự phản hồi liên tục hai chiều.

Tuy nhiên, trình độ công nghệ thông tin của lực lượng giáo viên chưa đồng bộ; một số thầy cô lớn tuổi còn lúng túng, tiếp cận chậm hơn so với các đồng nghiệp trẻ. Nhận diện được khó khăn này, nhà trường đã tổ chức các buổi hướng dẫn “cầm tay chỉ việc”, phân công giáo viên trẻ hỗ trợ giáo viên lớn tuổi, giúp toàn đội ngũ nhanh chóng làm chủ công nghệ. Đến nay, việc thao tác trên hệ thống đã trở thành thói quen hằng ngày của 100% cán bộ, giáo viên. Phần mềm này giúp Ban Giám hiệu nắm chắc, sâu sát từng hoạt động nhỏ nhất của nhà trường mà không cần qua quá nhiều khâu trung gian. Quan trọng hơn, nó tạo ra một dữ liệu tham chiếu chính xác, khách quan để đánh giá năng lực, sự tận tụy của từng cán bộ, giáo viên thông qua KPI.

Nhận thấy hiệu quả thiết thực và tính ưu việt của mô hình quản trị này, UBND xã Lộc Hà đã giao nhiệm vụ cho Trường Trung học cơ sở Lộc Hà triển khai, nhân rộng phần mềm cho các trường học khác trên địa bàn toàn xã. Đây là sự ghi nhận lớn đối với nỗ lực sáng tạo của tập thể nhà trường; đồng thời đóng góp tích cực vào tiến trình chuyển đổi số ngành giáo dục địa phương./.