Theo Tổng cục Thể dục thể thao, đoàn sẽ được thành lập với 19 thành viên gồm: 1 Trưởng đoàn, 3 cán bộ đoàn, 1 bác sỹ, 3 huấn luyện viên, 11 vận động viên (3 vận động viên Điền kinh, 4 vận động viên Bơi lội và 4 vận động viên Cử tạ).
Đoàn sẽ chính thức lên đường tham dự Paralympic Tokyo từ ngày 18/8. Để chuẩn bị chu đáo cho sự kiện thể thao quan trọng này, các vận động viên đã được tập trung tập huấn từ đầu năm 2020 tại Trung tâm Huấn luyện thể thao quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh và Trung tâm Huấn luyện thể thao quốc gia Đà Nẵng.
Các vận động viên tham dự Paralympic bắt buộc phải có xác nhận phân loại thương tật quốc tế của ủy ban Paralympic quốc tế (IPC). Hiện tại, Việt Nam còn 2 vận động viên đang ở tình trạng thương tật “xem xét lại” và đề xuất 2 vận động viên này sẽ được khám lại tại Tokyo.
Ban tổ chức đã triển khai cấp thẻ cho 19 thành viên đoàn sau cuộc họp trực tuyến ngày 14/5/2021 giữa Ban tổ chức Paralympic Tokyo với Hiệp hội Paralympic Việt Nam. Thẻ tham dự sẽ thay thế Visa vào Nhật.
Theo quy định bắt buộc của Ban tổ chức Paralympic, tất cả các thành viên đoàn phải có xét nghiệm PCR âm tính trong 72 giờ khi đến Tokyo. Các đơn vị xét nghiệm được Ban tổ chức chấp nhận kết quả do phía Nhật Bản đề xuất gồm: Bệnh viện 175, Viện Pasteur, Trung tâm kiểm soát bệnh tật CDC (Thành phố Hồ Chí Minh); Bệnh viện Melatec, Bệnh viện 103, Bệnh viện 108, Trung tâm kiểm soát bệnh tật Hà Nội CDC (Hà Nội).
Ban tổ chức nước chủ nhà cũng quy định thời gian các môn đến và về theo lịch tập luyện và thi đấu. Cụ thể, đến trước ngày thi đấu từ 5-7 ngày và về trong vòng 48 giờ sau khi kết thúc nội dung thi đấu của môn đó.
