Hoạt động này nhằm triển khai Quyết định 28/QĐ-TTg (Quyết định 28) ngày 12/7/2018 về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước có hiệu lực thi hành từ ngày 6/9/2018.
Quyết định 28/QĐ-TTg áp dụng đối với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp và các cơ quan, đơn vị trực thuộc (gọi chung là bộ, ngành, địa phương). Quyết định này quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Quyết định 28 quy định rõ: Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ; phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có). Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên cần ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử và phải tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản, điều hành.
Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc bị từ chối. Đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc trục liên thông văn bản quốc gia để xử lý theo quy định.
Thủ tướng Chính phủ giao Văn phòng Chính phủ phối hợp với các bộ, ngành, địa phương đáp ứng yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử theo Quyết định 28 tổ chức kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành với trục liên thông văn bản quốc gia, thực hiện thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định 28 hoàn thành trước ngày 31/12/2018, áp dụng chính thức từ ngày 1/1/2019.
