Đây là khu văn phòng làm việc của Thủ tướng Nhật Bản, thường được Thủ tướng Shinzo Abe tiếp đón các nhà lãnh đạo các quốc gia trên thế giới đến thăm Nhật Bản.
Đông đảo phóng viên của nhiều hãng thông tấn lớn của quốc tế và Nhật Bản cũng đã có mặt để ghi lại những hình ảnh của Lễ đón. Đội danh dự Chính phủ Nhật Bản với dàn tiêu binh và ban quân nhạc trong quân phục chỉnh tề, nghiêm trang phục vụ Lễ đón.
Trước khi diễn ra lễ đón, hai Thủ tướng bắt tay và chụp ảnh kỷ niệm chung. Lễ đón chính thức bắt đầu với nghi thức Quân nhạc cử Quốc thiều hai nước. Thủ tướng Shinzo Abe mời Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc tới khu vực lễ đài. Quân nhạc cử Quốc thiều hai nước Việt Nam - Nhật Bản.
Tiếp đó, Thủ tướng Shinzo Abe mời Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc duyệt đội danh dự. Đến vị trí quốc kỳ, hai Nhà Lãnh đạo nghiêng mình chào Quốc kỳ Việt Nam - Nhật Bản. Tiếp đó, hai Thủ tướng tiếp tục duyệt đội danh dự và quay trở lại lễ đài. Ngay sau đó, hai Thủ tướng bắt tay, giới thiệu thành phần Đoàn viên chính thức và tiến về phòng hội đàm.
Lễ đón chính thức Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc kết thúc, hai Người đồng cấp dẫn đầu Đoàn đại biểu Cấp cao hai nước bắt đầu tiến hành hội đàm.
