Đây là phiên họp theo thông lệ các Đại hội Thể thao Đông Nam Á (SEA Games) và theo điều lệ của SEAGF là nhiệm vụ của quốc gia đăng cai SEA Games.
Phát biểu tại Phiên họp, Tổng cục trưởng Tổng cục Thể dục Thể thao Vương Bích Thắng nêu rõ: Mặc dù Việt Nam đã tạm thời kiểm soát được dịch COVID-19, cơ bản ngăn chặn lây lan trong cộng đồng và tiếp tục thực hiện nghiêm ngặt các quy định về cách ly, song hiện nay tại các nước trên thế giới, tình hình dịch bệnh vẫn còn diễn biến phức tạp, việc mời các đại biểu trong khu vực Đông Nam Á sang Việt Nam tham dự Phiên họp là không khả thi.
Do đó, Phiên họp Liên đoàn thể thao Đông Nam Á sẽ diễn ra tại Việt Nam theo hình thức trực tuyến và dự kiến sẽ diễn ra trong hai ngày 21-22/7/2020 tại Tổng cục Thể dục Thể thao. Sẽ có 5 phiên họp của Ban Thể thao và Luật, Ban Y học, Ban Thể thao và Phụ nữ, Ban Chấp hành SEAGF và Hội đồng SEAGF.
Để đảm bảo tiến độ và chất lượng tổ chức Phiên họp, kịp thời cập nhật thông tin về công tác chuẩn bị và tổ chức Đại hội Thể thao Đông Nam Á lần thứ 31 (SEA Games 31) mà Việt Nam đứng ra đăng cai tổ chức, Tổng cục Thể dục Thể thao đã chỉ đạo các vụ, đơn vị lập kế hoạch chi tiết cho từng Phiên họp với các nội dung và thời gian cụ thể.
Tuy nhiên, công tác tổ chức gặp một số khó khăn như: thời gian gấp (chỉ còn khoảng 1,5 tháng) trong khi khối lượng công việc tương đối nhiều (chuẩn bị tài liệu chuyên môn về số môn thi, nội dung, điều lệ, phương thức tổ chức, địa điểm tổ chức… gồm tiếng Việt và tiếng Anh; công tác thông tin tuyên truyền, giải pháp công nghệ áp dụng tại các phiên họp…); về cơ chế sử dụng tài chính để đảm bảo nguồn cho các ban chuyên môn có thể triển khai được các hạng mục công việc. Các quốc gia đang thực hiện giãn cách xã hội do dịch COVID – 19 nên khó tập trung đại biểu tham dự tại điểm cầu quốc gia, cần có hướng dẫn cho các thành viên về việc sử dụng tài khoản được cấp và mã truy cập để tham gia họp, thông qua ứng dụng cài đặt trên hệ thống máy tính, smartphone, tablet tại nước sở tại….
Để góp phần giải quyết các vướng mắc, Tổng cục Thể dục Thể thao đã nghiên cứu đưa ra một số giải pháp tháo gỡ. Theo đó, Vụ Hợp tác quốc tế tổng hợp ý kiến các vụ, đơn vị để điều chỉnh lịch tổng thể của phiên họp, xây dựng báo cáo thuyết trình về công tác thể thao và phụ nữ tại SEA Games 31 để trình cấp trên phê duyệt. Nội dung của 36 môn thi đấu cần được rà soát lại để có thể dự kiến chính xác số nội dung và đưa ra bàn thảo tại phiên họp. Đặc biệt, kế hoạch chuẩn bị và tổ chức phiên họp thể thao và luật phải được xây dựng chi tiết để trình lãnh đạo Tổng cục xem xét.
Tổng cục trưởng Vương Bích Thắng cũng yêu cầu Trung tâm Thông tin rà soát lại hệ thống công nghệ thông tin toàn ngành, đặc biệt là tại phòng họp A1- địa điểm dự kiến diễn ra các phiên họp; xây dựng phương án tối ưu, tiết kiệm để lắp đặt trang thiết bị truyền thông, đảm bảo đường truyền internet phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất của cơ quan. Ông Vương Bích Thắng đề nghị Ủy ban Olympic với vai trò là bộ phận thường trực giúp việc và điều phối các phiên họp cần có trách nhiệm làm đầu mối liên hệ với các Ủy ban Olympic quốc gia khu vực Đông Nam Á, xác định danh sách các đại biểu dự họp; chủ trì, điều hành Phiên họp Ban chấp hành SEAGF và Hội đồng SEAGF; tìm nguồn tài trợ cho các Phiên họp.
Về vấn đề tài chính, Tổng cục trưởng nhấn mạnh: Dù khó khăn, ngành thể dục thể thao vẫn phải tổ chức thành công Phiên họp Liên đoàn thể thao Đông Nam Á. Công việc của Vụ Kế hoạch Tài chính là cần sớm đưa ra giải pháp để tháo gỡ vấn đề này.
Dự kiến, Phiên họp theo hình thức trực tuyến sẽ có khoảng 200 đại biểu là đại diện các ban chức năng, nước chủ nhà, thư ký, cán bộ giúp việc và quan sát viên cùng tham dự. Kết thúc hai ngày làm việc, Tổng cục Thể dục Thể thao sẽ tổ chức họp báo để thông tin kết quả về các vấn đề liên quan (dự kiến diễn ra vào lúc 17h00 ngày 22/7/2020).
