Hội nghị nhằm thống nhất và khẳng định với Trưởng đoàn thể thao, Ủy ban Olympic các nước Đông Nam Á (NOCs) mọi thông tin liên quan về công tác chuẩn bị và tổ chức SEA Games 31 bao gồm: Địa điểm thi đấu, số lượng vận động viên, cán bộ, đăng ký thi đấu, chương trình, nội dung thi đấu, ăn ở, giao thông, xe ô tô, hậu cần, an ninh, lễ tân, y tế và kiểm tra doping, thủ tục xuất, nhập cảnh, các nghi lễ tại Đại hội, tình nguyện viên... Đồng thời, Hội nghị còn mang mục đích nhằm để chuẩn bị tốt nhất phương án tổ chức SEA Games 31 căn cứ vào số liệu khẳng định của các NOCs.
Dự kiến, Hội nghị sẽ diễn ra từ ngày 1 đến ngày 6/5/2022 tại Trung tâm Điều hành Khách sạn Tổng hành dinh - trụ sở chính SEA Games 31.
Hội nghị được tổ chức trực tiếp bằng tiếng Anh, có phiên dịch song ngữ Anh-Việt (dịch trực tiếp) và họp trực tuyến đối với các nước do ảnh hưởng của COVID-19, hoặc không có chuyến bay quốc tế để tham dự họp trực tiếp.
Các NOCs sẽ đăng ký ngày họp phù hợp trong thời gian từ ngày 1 đến ngày 6/5/2022. Trung tâm Điều hành tổ chức 3 đến 4 nhóm/tổ công tác, mỗi tổ gồm đại diện tất cả các Tiểu ban thuộc Ban Tổ chức SEA Games 31, Trung tâm Điều hành, Ủy ban Olympic Việt Nam và đại diện các Tiểu ban có liên quan. Triển khai họp với từng NOC và khẳng định tất cả các vấn đề liên quan trước khi chính thức tham dự Đại hội.
Về thành phần tham dự, dự kiến sẽ có khoảng 80 người, trong đó, đại biểu Việt Nam khoảng 35-45 người, đại biểu quốc tế khoảng 30-40 người.
Tại Hội nghị, một số nội dung quan trọng sẽ được bàn bạc, thống nhất và khẳng định các thông tin về:chuyên môn kỹ thuật, đăng ký thi đấu (lịch tập, thi đấu, xe bus, họp kỹ thuật, lãnh đội, chốt số lượng danh sách thành phần đoàn thể thao...); thẻ Đại hội; việc ăn, ở, khách sạn; giao thông, phương tiện di chuyển; lễ tân khánh tiết (lễ thượng cờ, lịch đón tiễn, tình nguyện viên ...); tài chính...
