Theo hướng dẫn, các địa phương cần khẩn trương rà soát và chỉnh lý đầy đủ các tài liệu như: bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ địa chính và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Quá trình chỉnh lý này phải được thực hiện song song với việc cập nhật dữ liệu đất đai, nhằm bảo đảm thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý nhà nước cũng như nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.
Bộ Nông nghiệp và Môi trường nhấn mạnh, việc chỉnh lý hồ sơ địa chính do sắp xếp lại đơn vị hành chính phải được đồng bộ với việc giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất, nhằm tránh ách tắc, tạo thuận lợi tối đa cho người dân và doanh nghiệp.
Về giấy chứng nhận đã cấp qua các thời kỳ, Bộ cho biết người dân không bắt buộc làm lại đồng loạt giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (thường gọi là sổ đỏ) đã cấp. Nếu có nhu cầu chỉnh lý, người dân có thể thực hiện đồng thời với thủ tục hành chính về đất đai như chuyển nhượng, đăng ký đất đai...
Việc thay đổi thông tin của thửa đất (số tờ, số thửa, địa chỉ) trên sổ đỏ thực hiện theo Thông tư 10/2024 về hồ sơ địa chính, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
Nếu sổ đỏ không còn dòng trống để xác nhận thay đổi, người dân cần làm thủ tục cấp mới để bổ sung thông tin theo hướng dẫn của Nghị định 101/2024.
Như vậy, người dân không bắt buộc phải chỉnh lý các Giấy chứng nhận đã cấp như Sổ đỏ khi sáp nhập tỉnh thành, trừ trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời với thủ tục hành chính về đất đai. Đây cũng là điều được nhiều người dân quan tâm, cần giải đáp.
Văn bản cũng quy định cụ thể về cách xác định kinh tuyến trục, số thứ tự tờ bản đồ và cách ghi chú thông tin địa giới hành chính sau sắp xếp. Trong trường hợp phát sinh thay đổi, các địa phương phải chủ động thực hiện chỉnh lý bản đồ, sổ sách, cơ sở dữ liệu theo đúng quy định pháp luật.
Về khâu bảo quản và bàn giao hồ sơ địa chính, Bộ yêu cầu các địa phương chỉ đạo rà soát, thống kê đầy đủ hồ sơ, sổ sách và tài liệu dạng giấy hiện đang lưu trữ, chuẩn bị sẵn sàng cho việc bàn giao cho đơn vị hành chính mới. Việc này nhằm tránh thất lạc tài liệu, đồng thời bảo đảm tính liên tục, minh bạch trong quản lý đất đai.
Đối với Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất do cấp huyện lập, ngay sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, cần nhanh chóng bàn giao cho Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai để lưu trữ và phục vụ tra cứu khi cần thiết.
Với hồ sơ địa chính điện tử, Bộ yêu cầu các địa phương tiếp tục quản lý, vận hành ổn định cơ sở dữ liệu đất đai, đảm bảo phục vụ tốt cho người dân và doanh nghiệp.
Số liệu diện tích của các đơn vị hành chính sau sắp xếp, sẽ căn cứ trên kết quả kiểm kê đất đai năm 2024, nhằm bảo đảm phản ánh khách quan, đầy đủ thực trạng quản lý và sử dụng đất đai tại địa phương.
Việc cập nhật phần mềm, vận hành cơ sở dữ liệu đất đai, theo hướng dẫn, Bộ Nông nghiệp và Môi trường nêu rõ: Đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh trước khi sắp xếp mà đang sử dụng các phần mềm ứng dụng khác nhau để phục vụ quản lý, vận hành, cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu đất đai do địa phương quản lý thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sau sáp nhập có trách nhiệm chỉ đạo Sở Nông nghiệp và Môi trường triển khai sử dụng thống nhất một phần mềm, đồng thời chuyển đổi cơ sở dữ liệu đất đai hiện từ các phần mềm khác sang phần mềm thống nhất để cập nhật, vận hành, kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu đất đai.
Bộ Nông nghiệp và Môi trường đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nghiêm túc triển khai, chỉ đạo thực hiện đồng bộ, kịp thời, đồng thời chủ động phối hợp với Bộ để kịp thời tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện.
