UBND thành phố Hà Nội cho biết, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính đã được nâng cấp để phục vụ số hóa hồ sơ, tiếp nhận không phụ thuộc địa giới hành chính và vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Cùng với thông báo tiếp nhận, hệ thống có chức năng thông báo đối với hồ sơ sắp đến hạn xử lý.
Việc cập nhật thông tin giúp người nộp hồ sơ có thêm căn cứ theo dõi ngày trả kết quả, bên cạnh giấy tiếp nhận và hẹn trả. Tuy nhiên, thông báo tiến độ trên ứng dụng không thay thế văn bản xin lỗi và thủ tục hẹn lại khi cơ quan giải quyết dự kiến không hoàn thành đúng hạn.
Khoản 6 Điều 19 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP, với nội dung được hợp nhất tại Văn bản số 6050/2026/VBHN-NĐ-BTP, quy định cụ thể cách xử lý hồ sơ dự kiến quá hạn. Chậm nhất một ngày trước ngày hết hạn, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân.
Trong văn bản, cơ quan giải quyết phải nêu rõ lý do quá hạn và thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả. Việc hẹn lại ngày trả kết quả không được thực hiện quá một lần.
Bộ phận Một cửa căn cứ phiếu đề nghị gia hạn để điều chỉnh thời gian trả kết quả trên hệ thống. Người nộp hồ sơ phải được thông báo qua thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép, nếu có.
Quy trình cũng phân biệt trường hợp dự kiến chậm hẹn với hồ sơ cần bổ sung sau thẩm tra, thẩm định. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết, cơ quan có thẩm quyền phải trả hồ sơ cho Bộ phận Một cửa kèm thông báo bằng văn bản trên hệ thống, nêu rõ lý do và nội dung cần hoàn thiện.
Thời gian thông báo trả lại không quá ba ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định cụ thể. Thời hạn giải quyết được tính lại từ đầu sau khi nhận đủ hồ sơ.
Với hồ sơ phải lấy ý kiến cơ quan khác, văn bản lấy ý kiến phải xác định nội dung, thời hạn và phương thức trả lời. Nếu hết thời hạn chưa có phản hồi, cơ quan chủ trì phải báo cho người đứng đầu Bộ phận Một cửa đã chuyển hồ sơ để phối hợp xử lý; quá trình lấy ý kiến và kết quả phải được cập nhật trên hệ thống theo quy định.
Người dân có thể gửi phản ánh, kiến nghị về quá trình giải quyết thủ tục tới Bộ phận Một cửa. Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền, chuyển ý kiến giải trình tới người phản ánh; đồng thời theo dõi, đôn đốc việc xử lý hồ sơ đến hạn và quá hạn.
Đối với hạ tầng phục vụ theo dõi hồ sơ, báo cáo tháng 9 của UBND thành phố cũng chỉ ra một số hạn chế: phần mềm tại một số đơn vị chưa ổn định, việc kết nối, đồng bộ với hệ thống Trung ương đôi lúc gián đoạn. Hà Nội xác định tiếp tục chuẩn hóa dữ liệu và bảo đảm hệ thống vận hành ổn định, an toàn để phục vụ giải quyết thủ tục cho người dân, doanh nghiệp./.
