Việc thanh tra sẽ bắt đầu từ ngày 8/8 đến hết ngày 1/9. Đoàn thanh tra do Phó Giám đốc Sở Tư pháp Hà Nội Tống Thị Thanh Nam làm trưởng đoàn.
Theo quyết định, đoàn sẽ thanh tra 8 Văn phòng công chứng tại các quận, huyện, gồm: Cầu Giấy, Hai Bà Trưng, Sóc Sơn, Gia Lâm, Ứng Hòa, Phú Xuyên, Mê Linh. Thời điểm thanh tra từ ngày 1/1/2016 đến 30/7/2017. Quá trình thanh tra, khi thấy cần thiết có thể xem xét trước hoặc sau thời điểm trên.
Trong đợt thanh tra này, Sở Tư pháp tập trung chủ yếu vào hoạt động chuyên môn của các Văn phòng công chứng, nhấn mạnh những nội dung như: Việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của công chứng viên; tuân thủ nguyên tắc hành nghề của công chứng viên; tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng; số trường hợp từ chối công chứng, lý do từ chối; việc tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm của công chứng viên…
Đặc biệt, nhằm tránh chồng chéo và sai sót trong hoạt động công chứng, đoàn thanh tra sẽ chú trọng kiểm tra việc chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng.
Đoàn cũng yêu cầu các Văn phòng công chứng xây dựng báo cáo bằng văn bản, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan gồm: Hồ sơ pháp lý liên quan đến quá trình thành lập, đăng ký hoạt động, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động; hồ sơ của công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo hợp đồng lao động, hồ sơ cộng tác viên phiên dịch và người lao động khác…
Bên cạnh đó, các Văn phòng công chứng cũng cần thống kê số lượng việc đã công chứng, chứng thực, tổng số tiền đã thu được, tổng số tiền đã nộp thuế; hồ sơ về tài chính, kế toán; hồ sơ lưu trữ công chứng hợp đồng, giao dịch, công chứng bản dịch, hồ sơ chứng thực chữ ký từ ngày 1/1/2016 đến ngày 30/7/2017…
Tùy theo yêu cầu, đoàn thanh tra sẽ đề nghị tổ chức hành nghề công chứng là đối tượng thanh tra sao chụp một số tài liệu làm cơ sở cho việc đánh giá trong hoạt động thanh tra.
Trên cơ sở nội dung thanh tra, kết hợp với việc phân tích những khó khăn, vướng mắc và đề xuất, kiến nghị của các Văn phòng công chứng, đoàn thanh tra của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội sẽ tổng hợp, đánh giá, đưa ra giải pháp tháo gỡ trong báo cáo kết luận thanh tra.
