Việc chuyển đổi sang số hóa quy trình cấp visa cũng sẽ giúp những người đăng ký không phải hẹn trước tại các lãnh sự quán hoặc văn phòng cung cấp dịch vụ để dán visa lên hộ chiếu của họ.
Bộ trưởng Nội vụ Tây Ban Nha Fernando Grande-Marlaska, quốc gia đang giữ chức Chủ tịch EU, cho biết hệ thống thị thực kỹ thuật số sẽ đơn giản hóa quy trình nộp đơn cho khách du lịch. Sau khi quy định này được áp dụng, những người đăng ký lưu trú ngắn hạn ở khu vực Schengen sẽ tải lên các tài liệu, dữ liệu và bản sao điện tử hồ sơ du lịch của họ cùng thông tin sinh trắc học và trả phí, tất cả đều thông qua một nền tảng trực tuyến. Nếu được phê duyệt sau khi kiểm tra chéo cơ sở dữ liệu, họ sẽ nhận được một mã số để in ra hoặc lưu trữ trong thiết bị. Tuy nhiên, một số người nộp đơn xin cấp visa lần đầu hoặc những người có hộ chiếu mới hoặc dữ liệu sinh trắc học đã thay đổi có thể vẫn phải tuân thủ trình tự cấp thủ tục như trước đây.
Các Bộ trưởng EU thông qua quyết định trên sau quá trình lập pháp kéo dài nhiều tháng và quyết định sẽ có hiệu lực sau 3 tuần kể từ thời điểm EU đăng công báo.
Khu vực Schengen bao gồm 23 trong số 27 nước thành viên EU cùng các quốc gia láng giềng là Thụy Sỹ, Na Uy, Iceland và Liechtenstein. Trong hầu hết các trường hợp, công dân từ hơn 60 quốc gia trên thế giới, bao gồm Australia, Vương quốc Anh, Canada, New Zealand và Mỹ, không cần phải xin thị thực Schengen cho những chuyến du lịch ngắn ngày. Tuy nhiên, họ sẽ vẫn phải tuân thủ việc đăng ký trực tuyến để được sàng lọc trước theo Hệ thống Thông tin và Cấp phép du lịch châu Âu (ETIAS), tương tự như Hệ thống điện tử cấp phép du lịch (ESTA) của Mỹ.
