Công điện được gửi các tỉnh, thành phố từ Quảng Ninh đến Cà Mau và các Bộ: Quốc phòng, Giao thông Vận tải, Ngoại giao, Tài nguyên và Môi trường, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Văn hóa Thể thao và Du lịch, Công Thương.
Theo đó, các tỉnh, thành phố và các bộ, ngành thực hiện việc thông tin kịp thời cho thuyền trưởng, chủ các phương tiện đang hoạt động trên biển biết vị trí, hướng di chuyển và diễn biến của bão để chủ động phòng, tránh. Theo dõi chặt chẽ diễn biến của bão Phanfone; tình hình, số lượng tàu thuyền hoạt động trên biển và chủ động liên lạc thường xuyên với thuyền trưởng, chủ các phương tiện.
Bộ Ngoại giao chủ động có công hàm gửi các nước, vùng lãnh thổ trong khu vực tạo điều kiện cho tàu thuyền của ngư dân vào tránh trú bão để đảm bảo an toàn. Ban Chỉ huy Phòng chống thiên tai và Tìm kiếm cứu nạn các bộ, ngành theo chức năng nhiệm vụ triển khai các phương án ứng phó với bão, sẵn sàng lực lượng, phương tiện để kịp thời tổ chức cứu hộ, cứu nạn khi có yêu cầu.
Thông tấn xã Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam, Đài thông tin duyên hải và các cơ quan thông tấn, báo chí trung ương và địa phương thường xuyên cập nhật về diễn biến của bão; tăng cường thời lượng phát sóng, truyền tin trên các phương tiện thông tin đại chúng để các cấp chính quyền, chủ các phương tiện hoạt động trên biển và người dân biết, chủ động phòng tránh và ứng phó.
Tổ chức trực ban nghiêm túc 24/24 giờ, thường xuyên báo cáo về Văn phòng thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về phòng chống thiên tai và Văn phòng Ủy ban Quốc gia Ứng phó sự cố, thiên tai và Tìm kiếm cứu nạn.
