Theo hướng dẫn, mỗi học sinh vào đầu năm học hoặc học kỳ được mượn một bộ SGK đầy đủ các môn học, hoạt động giáo dục theo chương trình đang học. Việc mượn - trả được thực hiện thông qua thư viện trường học, trên cơ sở số lượng sách hiện có và khả năng tái sử dụng.

Nhà trường có trách nhiệm khảo sát nhu cầu mượn SGK của học sinh, đồng thời rà soát, thống kê số sách đang có và số sách đủ điều kiện tiếp tục sử dụng để xác định nhu cầu thực tế. SGK sau khi tiếp nhận phải được nhập kho, kiểm kê, cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý thư viện, dán nhãn, mã hóa và phân loại theo quy định.

Khi bàn giao sách, nhà trường phải ghi nhận số lượng và tình trạng vật lý của từng bộ sách vào sổ theo dõi mượn - trả hoặc phần mềm quản lý. Tình trạng sách, như sách mới hay đã qua sử dụng, cần được xác định ngay tại thời điểm giao nhận. Những trường hợp sách thiếu trang, rách, hư hỏng hoặc có dấu hiệu bất thường cũng phải được ghi nhận để làm căn cứ đối chiếu khi thu hồi.

Sở Giáo dục và Đào tạo TP Hồ Chí Minh yêu cầu các trường quản lý chặt chẽ quá trình mượn - trả, kiểm kê và sử dụng SGK, bảo đảm sách được khai thác hiệu quả, hạn chế thất thoát, lãng phí. Hiệu trưởng căn cứ hướng dẫn của Sở, các quy định hiện hành và điều kiện thực tế của đơn vị để xây dựng kế hoạch, ban hành nội quy và phân công trách nhiệm cụ thể cho các bộ phận, cá nhân liên quan.

Học sinh có trách nhiệm giữ gìn SGK trong suốt thời gian sử dụng, không viết, vẽ, làm rách hoặc gây hư hỏng sách, qua đó bảo đảm sách có thể tiếp tục được sử dụng trong những năm học sau. Giáo viên có trách nhiệm thường xuyên hướng dẫn, nhắc nhở học sinh; đồng thời phối hợp với cha mẹ học sinh, người giám hộ để bảo quản sách tại gia đình.

Sau khi kết thúc năm học, học sinh phải hoàn trả SGK đã mượn trong thời hạn 15 ngày làm việc. Quy định này cũng được áp dụng khi học sinh chuyển trường hoặc thôi học. Trường hợp học sinh cần tiếp tục sử dụng sách để ôn tập, kiểm tra lại hoặc hoàn thành chương trình học tập thì thực hiện theo quy định.

Đối với học sinh chuyển trường, SGK đã mượn phải được hoàn trả cho cơ sở giáo dục nơi chuyển đi trước khi hoàn tất thủ tục chuyển trường. Trường học nơi tiếp nhận có trách nhiệm bố trí, cho học sinh mượn bổ sung SGK, bảo đảm việc học không bị gián đoạn.

Sở Giáo dục và Đào tạo cũng hướng dẫn cụ thể việc xử lý trường hợp SGK bị mất hoặc hư hỏng. Nếu nguyên nhân xuất phát từ phía học sinh, học sinh hoặc cha mẹ, người giám hộ có trách nhiệm bồi hoàn cho nhà trường.

Hình thức bồi hoàn được ưu tiên bằng hiện vật, cụ thể là SGK cùng loại, đúng danh mục và quy chuẩn kỹ thuật. Trường hợp bồi hoàn bằng tiền, mức bồi hoàn thực hiện theo Điều 27 Nghị định số 271/2026/NĐ-CP.

Nhà trường có trách nhiệm lập biên bản xác định tình trạng tài sản, công khai mức bồi hoàn tại đơn vị và quản lý nguồn thu đúng quy định, sử dụng để mua sắm bổ sung, sửa chữa SGK.

Ngược lại, nếu sách bị mất hoặc hư hỏng do nguyên nhân khách quan như thiên tai, hỏa hoạn hoặc các trường hợp bất khả kháng khác thì học sinh không phải bồi hoàn chi phí.

Hàng năm, các cơ sở giáo dục phải tổ chức kiểm tra, đánh giá tình trạng SGK sau khi thu hồi. Nhà trường thành lập Hội đồng kiểm kê để kiểm kê, phân loại và đánh giá mức độ hao mòn; sách còn đủ điều kiện được vệ sinh, sắp xếp, bảo quản để tiếp tục sử dụng, trong khi sách cần sửa chữa được xử lý phù hợp. Những sách không còn khả năng sử dụng được đề nghị thanh lý theo quy định về quản lý, sử dụng tài sản công.

Đáng chú ý, Sở Giáo dục và Đào tạo yêu cầu các trường không thu phí đặt cọc, phí bảo quản hoặc các khoản phí dịch vụ thư viện khác trái quy định liên quan đến việc học sinh sử dụng SGK.

Việc tổ chức mượn - trả, quản lý và tái sử dụng SGK được triển khai trong bối cảnh TP Hồ Chí Minh thực hiện chính sách miễn phí SGK cho học sinh tại các cơ sở giáo dục công lập và tư thục trên địa bàn. Mô hình này hướng đến việc sử dụng hiệu quả nguồn sách được đầu tư, giảm lãng phí và tạo điều kiện để học sinh có đầy đủ SGK phục vụ học tập.