Trước đây, do chưa có một quy định khung về việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử nên dẫn đến tình trạng tùy nghi trong cung cấp dịch vụ công, thiếu cơ chế kiểm soát chất lượng dịch vụ công và bất cập trong việc bảo đảm tính pháp lý của các hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.

Thay đổi thói quen giao dịch của người dân với cơ quan nhà nước

Trong Chỉ số phát triển Chính phủ điện tử của Liên hiệp quốc năm 2018, chỉ số cung cấp dịch vụ công trực tuyến được đánh giá cao nhất trong các chỉ số thành phần của Việt Nam, số lượng dịch vụ công cung cấp tương đối lớn. Tuy nhiên, việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến của nước ta còn nhiều hạn chế.

Kết quả chỉ số mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương năm 2016 - 2017 cho thấy, 68,42% đạt mức độ khá và 31,58% ở mức độ trung bình, không nơi nào đạt mức độ tốt (chỉ số từ 0,8 trở lên). Đối với địa phương, không có tỉnh/thành phố nào đạt mức độ tốt, 79,37% đạt mức độ khá, 20,63% ở mức độ trung bình. Kết quả cung cấp dịch vụ công trực tuyến trên thang điểm chỉ số ở mức độ yếu (trung bình đạt 0,32 ở các bộ, cơ quan ngang bộ) và kém (trung bình đạt 0,11 ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương).

Nhiều dịch vụ công trực tuyến được cung cấp không phải những dịch vụ mang tính phố biến, có số lượng hồ sơ phát sinh thực tế cao, không xuất phát từ nhu cầu thực tiễn nên không được người dân, doanh nghiệp sử dụng, dẫn đến tình trạng không phát sinh hồ sơ hoặc phát sinh rất ít, không phát huy được hiệu quả trong cung ứng. Một số dịch vụ công trực tuyến không được nâng cấp kịp thời với những thay đổi trong quy định thủ tục hành chính, làm giảm hiệu quả quản lý nhà nước trong ngành, lĩnh vực, cũng như ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác kiểm soát thủ tục hành chính.  

Để giải quyết những tồn tại, hạn chế này, thiết lập hành lang pháp lý thống nhất cho việc tổ chức, thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, tạo điều kiện thuận lợi và cắt giảm chi phí cho tổ chức, cá nhân trong thực hiện thủ tục hành chính, thực hiện nhiệm vụ được giao tại Nghị quyết số 17/NQ-CP (về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến 2025), Văn phòng Chính phủ đã chủ trì nghiên cứu, xây dựng trình Chính phủ nghị định về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, vừa được Thủ tướng Chính phủ ký ban hành ngày 8/4 (Nghị định số 45/2020/NĐ-CP). Nghị định này thiết lập hành lang pháp lý thống nhất cho việc tổ chức, thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, tạo điều kiện thuận lợi và cắt giảm chi phí cho tổ chức, cá nhân trong thực hiện thủ tục hành chính.

Đặc biệt, với việc huy động sự tham gia của các cơ quan trong nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công trực tuyến thông qua việc kiểm soát quy trình lựa chọn, xây dựng, rà soát, đánh giá dịch vụ thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, sẽ góp phần hiện thực hóa mục tiêu Nghị quyết số 17/NQ-CP. Theo đó, giai đoạn 2019 - 2020, tỷ lệ hồ sơ giải quyết trực tuyến trên tổng số hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của từng bộ, ngành, địa phương đạt từ 20% trở lên, tối thiểu 30% dịch vụ công trực tuyến thực hiện ở mức độ 4; có 50% Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh cung cấp giao diện cho các thiết bị di động; 20% dịch vụ công trực tuyến sử dụng chữ ký số trên nền tảng di động để thực hiện thủ tục hành chính; 50% dịch vụ công trực tuyến xử lý bằng hồ sơ điện tử; 20% thông tin của người dân được tự động nhập vào biểu mẫu trực tuyến; 50% dịch vụ công trực tuyến sử dụng dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp.

Nghị định ban hành khung pháp lý quy định việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, qua đó, giúp giảm các chi phí cho việc chuẩn bị và thực hiện thủ tục hành chính thông qua ứng dụng công nghệ thông tin. Tổ chức, cá nhân giảm thời gian, chi phí cho việc chuẩn bị, gửi hồ sơ và nhận kết quả của các tổ chức, cá nhân, tiết kiệm được chi phí in ấn, photo tài liệu giấy, công chứng, chứng thực, chi phí văn phòng phẩm... do kế thừa các kết quả chính sách liên quan đến định danh và xác thực điện tử.

Khi có quy định cụ thể về việc thực hiện thủ tục hành chính bằng phương thức trực tuyến, xác định rõ từng bước quy trình, sẽ tạo điều kiện cho việc thực hiện của tổ chức, cá nhân, góp phần thay đổi thói quen giao dịch của người dân với cơ quan nhà nước từ trực tiếp sang trực tuyến, góp phần xây dựng công dân điện tử, làm nền tảng cho xây dựng kinh tế số, xã hội số trong tương lai; đồng thời nâng cao trách nhiệm, trình độ chuyên môn và kiến thức về công nghệ thông tin của cán bộ, công chức được phân công xử lý hồ sơ thủ tục hành chính...

Với việc quy định trách nhiệm của các bộ, ngành chủ động thực hiện số hóa các tài liệu liên quan đến tổ chức, cá nhân, cơ quan quản lý nhà nước sẽ phải thay đổi cách quản lý dữ liệu từ thủ công truyền thống sang quản lý điện tử, đáp ứng phương thức quản lý hiệu đại, giúp tạo một nền tảng dữ liệu để quản lý và phát triển. Kinh nghiệm của các nước triển khai Chính phủ điện tử cho thấy, đây là một trong những nhiệm vụ cần thực hiện càng sớm càng hỗ trợ tiết kiệm chi phí cho công tác quản lý nhà nước.

Phương án triển khai số hóa sẽ tạo ra những thay đổi rõ rệt trong nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin của cả cán bộ, công chức và người dân trong thực hiện thủ tục hành chính. Các hồ sơ, giấy tờ không chỉ là “giấy trắng, mực đen, con dấu” mà được thể hiện và chấp nhận dưới dạng điện tử sẽ tạo ra những thay đổi lớn trong phương thức giải quyết thủ tục hành chính, từ đó tạo tiền đề cho sự thay đổi về phương thức phục vụ, hướng đến phục vụ tại nhà, qua các thiết bị điện tử thông minh để đáp ứng các giao dịch giữa người dân và cơ quan nhà nước. Phương án này cũng sẽ tạo cơ sở pháp lý cho việc cấp song song kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử với kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định và công nhận giá trị pháp lý của kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử. Theo đó, các văn bản chuyên ngành về thủ tục hành chính không cần sửa đổi, bổ sung về vấn đề này. 

Ghi nhận giá trị pháp lý của bản sao điện tử

Một điểm mới được kỳ vọng tạo thuận lợi lớn cho người dân, doanh nghiệp, đó là việc cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý thông qua giải pháp chứng thực từ bản chính hoặc cấp từ sổ gốc. Thay vì cấp bản sao bằng giấy như trước, tổ chức, cá nhân khi thực hiện chứng thực có thể yêu cầu cấp bản sao bằng hình thức điện tử. Bản sao điện tử được ký số, bảo đảm tính pháp lý, nguyên vẹn của dữ liệu. Cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm gửi bản sao điện tử vào kho lưu dữ liệu của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia (trong trường hợp đã có tài khoản) hoặc tới địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

Đây là giải pháp phù hợp cho giai đoạn hiện nay để tạo các giấy tờ điện tử trong khi các cơ quan nhà nước chưa hoàn thành việc số hóa dữ liệu thuộc thẩm quyền quản lý, đặc biệt là các kết quả giải quyết thủ tục hành chính để kết nối, chia sẻ với nhau trong giải quyết thủ tục hành chính. Việc cấp bản sao điện tử được ghi nhận giá trị pháp lý cũng giúp đơn giản hóa thủ tục chứng thực, giảm bớt nhu cầu chứng thực giấy tờ của người dân, tổ chức do đặc tính của tập tin điện tử có thể dễ dàng lưu trữ, chia sẻ, tái sử dụng, từ đó giảm bớt các chi phí xã hội cho việc chứng thực.

Tính toán của Văn phòng Chính phủ cho thấy, nếu trung bình thực hiện một hồ sơ chứng thực với độ dày 5 trang tài liệu, chi phí xã hội một người dân, tổ chức phải bỏ ra là 50.000 đồng, người dân có thể thực hiện rất nhiều lần trong một năm. Tuy nhiên, nếu được cấp bản sao điện tử, người dân, tổ chức có thể dùng lại được, do vậy sẽ chỉ phát sinh một lần đi thực hiện chứng thực trong nhiều năm. Giả định, do tái sử dụng nên giảm được 20% số lượng hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính, với số liệu hồ sơ chứng thực trung bình phát sinh trong một năm là 140 triệu hồ sơ, chi phí tiết kiệm được cho xã hội sẽ là 1.400 tỷ đồng/năm.