Với mục tiêu là thống nhất sử dụng số định danh cá nhân/căn cước công dân thay cho mã số bảo hiểm xã hội, bộ mã quản lý trên các phần mềm nghiệp vụ, đồng thời bảo đảm quá trình chuyển đổi an toàn, chính xác, không làm gián đoạn hoạt động nghiệp vụ và không ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia, người hưởng các chế độ.

Theo kế hoạch, việc chuyển đổi được thực hiện theo hai giai đoạn. Giai đoạn 1 tập trung chuẩn hóa dữ liệu, chuẩn bị hệ thống từ ngày 15/8/2026 đến trước ngày 1/9/2026. Các đơn vị được yêu cầu rà soát mã đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; thu thập, bổ sung số định danh cá nhân/căn cước công dân đối với người tham gia chưa có hoặc chưa được xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; đồng thời cập nhật, điều chỉnh những trường hợp sai thông tin nhân thân.

Giai đoạn 2, bắt đầu từ ngày 1/9/2026, thực hiện chuyển đổi dữ liệu và vận hành trên toàn bộ các hệ thống nghiệp vụ theo lịch được thông báo. Trong đó, mã số bảo hiểm xã hội được chuyển sang số định danh cá nhân/căn cước công dân trên phần mềm Thu và quản lý sổ, thẻ (TST), trước hết đối với những trường hợp chưa được chuyển đổi tự động; các hệ thống nghiệp vụ khác sẽ đồng bộ dữ liệu từ TST.

Phạm vi chuyển đổi bao gồm toàn bộ các hệ thống thông tin nghiệp vụ của bảo hiểm xã hội Việt Nam có sử dụng mã số bảo hiểm xã hội và bộ mã quản lý như phần mềm Thu và quản lý sổ, thẻ (TST), phần mềm Xét duyệt chính sách (TCS), phần mềm Giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử, ứng dụng bảo hiểm xã hội số - VssID, phần mềm Kế toán tập trung, Hệ thống thông tin Giám định bảo hiểm y tế và Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Với khối lượng hồ sơ cần chuyển đổi rất lớn với 3.013.240 người tham gia cần chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân/căn cước công dân thay thế mã số bảo hiểm xã hội và 39.426 đơn vị cần chuyển đổi sang bộ mã quản lý mới, Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai đã xác định việc chuyển đổi phải bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, kế thừa đầy đủ lịch sử giao dịch, quá trình tham gia, hưởng chế độ và hồ sơ điện tử đã phát sinh. Trong thời gian chuyển tiếp và sau khi hoàn thành chuyển đổi, các phần mềm vẫn hỗ trợ tra cứu theo cả mã số bảo hiểm xã hội cũ và số định danh cá nhân/căn cước công dân mới. Việc chuyển đổi không làm thay đổi lịch sử hồ sơ, chứng từ, dữ liệu nghiệp vụ và không phát sinh thêm thủ tục hành chính đối với người tham gia, thụ hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Để bảo đảm dữ liệu đủ điều kiện chuyển đổi, Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai yêu cầu các đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia bảo hiểm y tế và các tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng phối hợp rà soát, bổ sung số định danh cá nhân/căn cước công dân chính xác của người tham gia. Đối với những trường hợp thông tin trong cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội chưa có số định danh cá nhân/căn cước công dân hoặc đã có nhưng chưa được xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, các đơn vị cần cung cấp, cập nhật thông tin cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Người đang tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cũng được đề nghị phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội và đơn vị quản lý để kiểm tra, bổ sung thông tin về số định danh cá nhân/căn cước công dân và cung cấp hồ sơ điều chỉnh khi có yêu cầu.

Bảo hiểm xã hội tỉnh đặt yêu cầu rà soát, cập nhật, chuẩn hóa dữ liệu, phấn đấu 100% người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế được đồng bộ thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trước ngày 1/9/2026. Đối với những trường hợp chưa đồng bộ hoặc không có số định danh cá nhân/căn cước công dân để thực hiện chuyển đổi tập trung, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ lập danh sách, xác định nguyên nhân, tổ chức rà soát, xác minh và xử lý theo hướng dẫn.

Theo ông Đặng Văn Lý - Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai, đối với những người tham gia chưa đủ điều kiện chuyển đổi tự động, như chưa có số định danh cá nhân/căn cước công dân hoặc số định danh cá nhân/căn cước công dân chưa được xác thực chính xác với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, các phòng nghiệp vụ và bảo hiểm xã hội cơ sở sẽ tiếp tục rà soát, xử lý và thực hiện chuyển đổi theo hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Việc chuyển đổi từ mã số bảo hiểm xã hội sang số định danh cá nhân/căn cước công dân được kỳ vọng góp phần thống nhất thông tin định danh, tăng khả năng liên thông, đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống nghiệp vụ, tạo nền tảng thuận lợi cho quá trình chuyển đổi số của ngành bảo hiểm xã hội, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ người dân và đơn vị tham gia.

Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai đề nghị các đơn vị và người tham gia chủ động phối hợp kiểm tra, bổ sung, điều chỉnh thông tin khi cần thiết, góp phần bảo đảm quá trình chuyển đổi dữ liệu diễn ra an toàn, chính xác, liên tục và không ảnh hưởng đến quyền lợi về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.