Khác với các kiosk thông minh đang được tỉnh triển khai thí điểm tại một số địa phương, hệ thống mới được tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI), có khả năng hỗ trợ người dân thực hiện gần như toàn bộ quy trình thủ tục hành chính. Việc đưa mô hình vào vận hành đã đưa Đồng Tiến trở thành địa phương đầu tiên của Thanh Hóa ứng dụng Kiosk AI toàn trình trong phục vụ người dân. 

Nếu như các kiosk điện tử thông thường chỉ có chức năng tra cứu thông tin hoặc lấy số thứ tự, thì Kiosk AI toàn trình được tích hợp nhiều công nghệ hiện đại như AI, trợ lý ảo hội thoại, nhận diện giọng nói, xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), nhận dạng tài liệu (OCR), đồng thời kết nối với định danh điện tử VNeID và hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Với hệ thống này, người dân không cần ghi nhớ tên thủ tục hoặc tự tìm kiếm trên nhiều nền tảng khác nhau. Chỉ cần nêu nhu cầu thực hiện thủ tục, như đăng ký khai sinh, đăng ký tạm trú hay cấp đổi giấy phép lái xe, Kiosk AI sẽ tự động nhận diện yêu cầu, hướng dẫn thành phần hồ sơ, hỗ trợ kê khai biểu mẫu, số hóa giấy tờ, hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến và theo dõi tiến độ giải quyết.

Ông Đỗ Hữu Quyết, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND xã Đồng Tiến cho biết, việc ứng dụng AI đã thay đổi cách tiếp cận trong giải quyết thủ tục hành chính, chuyển từ mô hình "người dân tự tìm thủ tục" sang "AI chủ động hỗ trợ người dân hoàn thành thủ tục", qua đó góp phần đơn giản hóa quy trình tiếp cận các dịch vụ công.

Hiện Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đồng Tiến có 5 cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính. Trong điều kiện khối lượng hồ sơ ngày càng gia tăng, việc đưa Kiosk AI toàn trình vào hoạt động được kỳ vọng sẽ giảm đáng kể các công việc mang tính lặp lại như hướng dẫn ban đầu, tra cứu thủ tục, kiểm tra thành phần hồ sơ hay giải đáp các câu hỏi thường gặp.

Trước khi chính thức đưa vào vận hành, hệ thống đã được triển khai thử nghiệm với 11 quy trình thủ tục hành chính. Kết quả bước đầu cho thấy nhiều tín hiệu tích cực khi thời gian thực hiện một số dịch vụ công đơn giản được rút ngắn xuống còn khoảng 1 phút/hồ sơ, trong khi thao tác nộp hồ sơ trực tuyến chỉ mất trung bình khoảng 1,4 phút. Bên cạnh đó, việc ứng dụng AI cũng góp phần hạn chế tình trạng hồ sơ thiếu hoặc sai thành phần, giảm số lần người dân phải đi lại để bổ sung giấy tờ.

Theo Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển Công nghệ Tân Thanh Phương - đơn vị cung cấp giải pháp, Kiosk AI toàn trình được thiết kế theo hướng thân thiện với người dùng, hỗ trợ giao tiếp bằng giọng nói, hướng dẫn từng bước thông qua hình ảnh trực quan, đồng thời cho phép điều chỉnh tốc độ và âm lượng phù hợp với người cao tuổi hoặc những người ít có điều kiện tiếp cận công nghệ.

Trước khi xã Đồng Tiến đưa vào vận hành Kiosk AI toàn trình, Thanh Hóa đã từng bước triển khai các mô hình ứng dụng công nghệ trong giải quyết thủ tục hành chính. Từ ngày 31/3, UBND tỉnh Thanh Hóa phối hợp với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam (Agribank) triển khai thí điểm mô hình kiosk thông minh và hệ thống xác thực, cấp bản sao số tài liệu điện tử tại 10 đơn vị, gồm Bộ phận Một cửa Công an tỉnh và Trung tâm Phục vụ hành chính công của 9 xã, phường: Hạc Thành, Hàm Rồng, Đông Sơn, Đông Quang, Đông Tiến, Sầm Sơn, Triệu Sơn, Hoằng Hóa và Kim Tân.

Với mô hình này, người dân có thể trực tiếp quét giấy tờ bản gốc tại kiosk. Hệ thống ứng dụng công nghệ nhận dạng kết hợp AI để tự động kiểm tra tính hợp lệ, xác thực thông tin và chuyển hồ sơ đến cán bộ xử lý. Nhờ đó, thời gian cấp bản sao điện tử hợp pháp được rút ngắn xuống còn khoảng 3-5 phút, thay vì khoảng 15 phút như trước.

Đáng chú ý, hệ thống được kết nối với cơ sở dữ liệu của Bộ Công an, cho phép thực hiện đồng thời nhiều thủ tục hành chính trên cùng một giao diện như đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi. Nhiều thủ tục phổ biến khác như cấp phiếu lý lịch tư pháp, đổi giấy phép lái xe cũng đã được tích hợp, góp phần đơn giản hóa quy trình giải quyết hồ sơ.

Đối với cơ quan hành chính, hệ thống tự động hóa nhiều công đoạn trong quy trình chứng thực, đồng thời có khả năng cảnh báo khi người dân nộp sai hoặc thiếu giấy tờ. Kiosk cũng hỗ trợ cán bộ hướng dẫn, tra cứu hồ sơ, góp phần nâng hiệu suất làm việc lên từ 3 đến 5 lần, tạo điều kiện để đội ngũ công chức tập trung xử lý các nhiệm vụ chuyên môn.