Trước khi hợp nhất tỉnh Phú Yên và Đắk Lắk, mỗi địa phương áp dụng giải pháp công nghệ để liên thông văn bản khác nhau. Khi vận hành chính quyền địa phương hai cấp, tỉnh Đắk Lắk đã có nhiều giải pháp bảo đảm vận hành thống nhất và hiệu quả.

Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (iDesk) đã được tỉnh Đắk Lắk đầu tư, quản trị và ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan hành chính nhà nước từ nhiều năm nay. Trong khi đó, tỉnh Phú Yên (cũ) vận hành hệ thống này bằng cách thuê dịch vụ công nghệ từ doanh nghiệp. Khi thực hiện chủ trương hợp nhất Phú Yên và Đắk Lắk, Tỉnh ủy và UBND tỉnh Đắk Lắk đã quyết định tiếp tục sử dụng và nâng cấp hệ thống iDesk để dùng chung cho tất cả 102 xã, phường và các cơ quan hành chính của tỉnh.

Theo Trung tâm Giám sát điều hành đô thị thông minh tỉnh Đắk Lắk, các phần mềm hiện nay đều được đầu tư đảm bảo quy chuẩn kỹ thuật. Việc chọn nền tảng iDesk do Đắk Lắk (cũ) phát triển để ứng dụng là phương án tối ưu bởi tiết kiệm chi phí đầu tư nâng cấp, thuận lợi hơn trong công tác đào tạo, hướng dẫn. Việc tập huấn sử dụng cho đội ngũ công chức, viên chức ở 34 xã, phường (tỉnh Phú Yên cũ) sẽ dễ dàng hơn nhờ kinh nghiệm đã tích lũy từ 68 xã, phường (tỉnh Đắk Lắk cũ).

Để đồng bộ sử dụng hệ thống quản lý điều hành, Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đắk Lắk đã tổ chức 4 lớp tập huấn cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh. Cán bộ được hướng dẫn thực hành trực tiếp việc tiếp nhận, xử lý, ký số, chuyển văn bản điện tử; sử dụng lịch công tác, quản lý hồ sơ công việc, tra cứu và khai thác dữ liệu văn bản, bảo mật thông tin, quy trình xử lý liên thông văn bản...

Từ thực tế tập huấn, chị Nguyễn Hải Hoài Vy, công chức kế toán phường Bình Kiến chia sẻ: Các nội dung vận hành phần mềm cơ bản dễ hiểu và dễ tiếp cận. Việc tập huấn giúp triển khai công việc, tiếp nhận chỉ đạo điều hành từ cấp trên được thông suốt hơn. Quan trọng nhất hiện nay là cần cập nhật sớm các văn bản, thông tư hướng trong lĩnh vực tài chính, hạ tầng đô thị, đặc biệt là các nhiệm vụ mới được phân cấp, phân quyền và giao nhiệm vụ cho cấp xã..

Khi đã nắm rõ cách thức vận hành trục liên thông văn bản, anh Huỳnh Văn Khoa, chuyên viên Phòng Văn hóa - Xã hội xã Phú Mỡ cho rằng: Phần mềm iDesk hỗ trợ rất nhiều trong việc xử lý và luân chuyển văn bản. Giao diện rõ ràng, thao tác thuận tiện, đặc biệt là việc liên thông từ xã lên cấp huyện, tỉnh và Trung ương nhanh chóng, minh bạch. Việc triển khai thống nhất phần mềm quản lý văn bản và điều hành là một bước tiến quan trọng, góp phần tăng cường tính kết nối, minh bạch và hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành; nâng cao năng lực chuyển đổi số toàn diện trong bộ máy công vụ.

Việc hợp nhất và mở rộng hệ thống quản lý điều hành ở tỉnh Đắk Lắk để bảo đảm vận hành thông suốt ngay vẫn còn gặp khó khăn nhất định. Hiện nay, nhiều xã, phường của tỉnh Đắk Lắk chưa có cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin, dẫn đến hạn chế trong vận hành và tiếp cận chuyển đổi số. Ngoài ra, các địa phương đều có nhu cầu nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin, phòng, chống mã độc...

Ông Võ Nguyễn Hoài Nam, Giám đốc Trung tâm Giám sát điều hành đô thị thông minh tỉnh Đắk Lắk cho biết: Để tháo gỡ khó khăn, Trung tâm đã bố trí các nhóm kỹ sư công nghệ phụ trách tại 34 xã, phường mới sử dụng phần mềm. Các địa phương tiếp tục phát huy vai trò của tổ công nghệ cộng đồng tại cơ sở để hỗ trợ người dân tiếp cận và sử dụng các dịch vụ hành chính công trực tuyến hiệu quả hơn. Về lâu dài, UBND tỉnh Đắk Lắk cần bố trí cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin tại cấp xã, nhằm nâng cao năng lực triển khai và đảm bảo hệ thống vận hành thông suốt. Việc đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, đồng bộ cũng là yêu cầu cấp thiết để xây dựng chính quyền số hiệu quả.