Công văn nêu rõ: Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND cấp huyện, thành phố và cấp xã, phường, thị trấn chủ động cung cấp thông tin cho báo chí, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chính đáng của các cơ quan báo chí, nhà báo theo đúng quy định hiện hành; chịu trách nhiệm thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí hoặc ủy quyền cho cấp phó theo quy định tại Nghị định số 09.

Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị tổ chức cần quán triệt đầy đủ các quy định pháp luật về trách nhiệm phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí trong đội ngũ công chức, viên chức và người lao động của cơ quan, đơn vị, địa phương. Người đứng đầu, người phát ngôn hoặc người được ủy quyền phát ngôn của cơ quan, đơn vị liên quan phải thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí ngay khi sự việc xảy ra (đối với những sự việc thu hút sự quan tâm, theo dõi của dư luận xã hội) để kịp thời định hướng dư luận và ổn định tình hình. Khi cơ quan báo chí hoặc cơ quan quản lý nhà nước về báo chí có yêu cầu phát ngôn thì người phát ngôn hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm phát ngôn, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác trong thời gian sớm nhất. Kết quả của việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí, nhất là đối với những sự việc thu hút sự quan tâm, theo dõi của dư luận xã hội xảy ra trên địa bàn do cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý thì phải kịp thời báo cáo về UBND tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông để theo dõi, chỉ đạo.

Các cơ quan, tổ chức, người có trách nhiệm, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình cần phải xem xét, cân nhắc việc cung cấp thông tin khi nhận được đề nghị cung cấp thông tin của cơ quan báo chí, nhà báo, bảo đảm quyền được thông tin của cơ quan báo chí, bảo đảm các cơ quan báo chí hoạt động đúng pháp luật, tôn chỉ, mục đích (tôn chỉ, mục đích của các cơ quan báo chí được đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Thông tin và Truyền thông tại địa chỉ http://mic.gov.vn/Pages/Tintuc/ 142418/Ton-chi-muc-dich-cac-co-quan-bao-chi.html).

Chủ tịch UBND tỉnh Cà Mau yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân, người có trách nhiệm khi tiếp xúc làm việc với nhà báo, cộng tác viên các cơ quan báo chí phải đề nghị nhà báo xuất trình Thẻ Nhà báo còn thời hạn sử dụng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp. Trường hợp phóng viên không có Thẻ Nhà báo thì đề nghị xuất trình Giấy giới thiệu (bản gốc), kèm giấy tờ tùy thân của phóng viên. Nếu phóng viên không xuất trình được một trong các giấy tờ nêu trên thì các cơ quan, tổ chức, người có trách nhiệm có quyền từ chối làm việc, cung cấp thông tin theo đề nghị của cơ quan báo chí, nhà báo.

Trong quá trình trao đổi, làm việc toàn bộ buổi làm việc giữa người phát ngôn của cơ quan, tổ chức với nhà báo có thể được ghi âm. Trường hợp chưa có thông tin đầy đủ, chính xác để cung cấp theo đề nghị của cơ quan báo chí, nhà báo thì người có thẩm quyền phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí phải sắp xếp lịch hẹn kịp thời để cung cấp thông tin trực tiếp hoặc bằng nhiều hình thức khác (bằng văn bản, mail …).

Ở thể loại phỏng vấn nhà báo có thể được đề nghị cho xem hoặc nghe lại bài phỏng vấn trước khi đăng/phát chính thức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị cần cân nhắc, có thể trả lời và chịu trách nhiệm về việc trả lời phỏng vấn, phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí qua điện thoại, nhưng phải đảm bảo chính xác danh tính của nhà báo; đồng thời có quyền từ chối cung cấp thông tin cho báo chí trong các trường hợp quy định tại khoản 2, Điều 38 của Luật Báo chí và những nội dung yêu cầu cung cấp thông tin không đúng với tôn chỉ, mục đích của cơ quan báo chí mà nhà báo đang công tác.

Các cơ quan, tổ chức, đơn vị chủ động xác minh, làm rõ những thông tin báo chí đăng tải chưa chính xác, chưa đầy đủ hoặc không đúng sự thật. Khi có căn cứ xác định thông tin báo chí đăng không đúng sự thật thì có văn bản đề nghị cơ quan báo chí đó đăng tải ý kiến phản hồi, cải chính theo đúng quy định pháp luật, đồng thời gửi văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông để theo dõi, tổng hợp…

Ngoài ra, cơ quan, tổ chức, đơn vị phải đề cao cảnh giác đối với các hành vi giả mạo nhà báo, lợi dụng danh nghĩa của nhà báo để trục lợi. Trong quá trình làm việc với nhà báo, nếu có nghi vấn cần liên hệ với cơ quan báo chí mà nhà báo đang làm việc để kiểm chứng. Nếu phát hiện dấu hiệu lợi dụng danh nghĩa báo chí để hoạt động trái pháp luật hoặc có hiện tượng sách nhiễu thì các cơ quan, tổ chức, người có trách nhiệm cần lưu lại bằng chứng, kịp thời phản ánh và cung cấp về đường dây nóng của Cục Báo chí (số điện thoại: 0865282828; Email: duongdaynongbaochi@mic.gov.vn); đường dây nóng của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Cà Mau (số điện thoại: 02903567889; Email: pbcxb.stttt@gmail.com) hoặc báo ngay cho cơ quan công an gần nhất để có biện pháp ngăn chặn và xử lý hành vi vi phạm.